Política de privacidad y tratamiento de datos personales

Quién trata los datos

ISP Copilot es una plataforma de software para proveedores de servicio de internet (ISP) en Colombia. Ofrece a cada ISP la gestión de su red, de sus clientes, de sus cobros y de su atención por WhatsApp desde un solo panel.

ISP Copilot actúa en dos papeles distintos, y esta política lo distingue en cada apartado: es responsable del tratamiento de los datos de las personas que usan la plataforma como clientes o visitantes (quien registra una empresa, quien entra al panel, quien escribe por el formulario de contacto), y es encargado del tratamiento de los datos de los clientes finales de cada ISP, que el ISP nos entrega para prestarle el servicio y de los que el ISP sigue siendo responsable.

Esta política se rige por la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y las demás normas colombianas sobre protección de datos personales.

Qué datos tratamos

Tratamos únicamente los datos necesarios para prestar el servicio:

• De los usuarios del panel: nombre, correo electrónico, teléfono, rol en la empresa, dirección IP y registro de las acciones que realizan en la plataforma (auditoría).
• De la empresa registrada: razón social, NIT, dirección, ciudad, datos de contacto y datos de facturación de sus recargas de créditos.
• De los clientes finales de cada ISP, por cuenta del ISP: nombre, documento de identidad, dirección de instalación, teléfono y correo, plan contratado, estado del servicio, facturas y pagos, y los datos técnicos de su conexión (dirección IP, usuario PPPoE, señal y estado de los equipos).
• De las conversaciones de WhatsApp: el número de teléfono del cliente final, el contenido de los mensajes que intercambia con el ISP y los acuses de entrega y lectura. Los mensajes llegan a la plataforma a través de la cuenta de WhatsApp Business del propio ISP.
• De los pagos: referencias, importes, fechas y estado. ISP Copilot no almacena números de tarjeta ni credenciales bancarias; los cobros los procesan las pasarelas de pago.
• De quien escribe al WhatsApp de ventas de ISP Copilot: el número de teléfono, el nombre de perfil, los mensajes, lo que cuente de su empresa para cotizarle y, si llegó por un anuncio o por una campaña, de cuál.
• De la navegación en la página pública: las cookies que se describen en el apartado «Cookies». Las de publicidad solo se usan si las aceptas.
• De quien usa la app móvil: lo que se describe en el apartado «App móvil».

App móvil

ISP Copilot tiene una app para Android e iPhone que usan las personas del equipo de cada ISP (administración, soporte, técnicos y cobradores) con la cuenta que su empresa les crea. La app no admite registrarse por cuenta propia ni la usan los clientes finales.

La app pide cada permiso del teléfono cuando lo va a usar, diciendo para qué, y se puede negar: lo único que deja de funcionar es la función que lo necesita. Estos son los permisos y para qué sirven:

• Ubicación precisa, solo mientras la app está abierta: ordenar la ruta del día, mostrar los nodos y clientes cercanos en el mapa y guardar dónde se hizo una visita, una instalación o un cobro. La app no lee la ubicación en segundo plano.
• Cámara: fotografiar la instalación o un comprobante y escanear el serial o el código de barras de un equipo. Solo se guardan las fotos que la persona adjunta.
• Fotos: elegir una imagen de la galería para adjuntarla a una orden, a un cobro o a una conversación. La app no lee el resto de la galería.
• Micrófono: grabar una nota de voz en el chat, solo mientras se graba.
• Bluetooth: buscar la impresora térmica del cobrador e imprimir los recibos. No se usa para conocer la ubicación.
• Notificaciones: recibir los avisos de la empresa con la app cerrada (una conversación asignada, una orden, un comprobante por revisar). El identificador del teléfono para esos avisos se borra al cerrar la sesión.
• Almacenamiento del teléfono: la sesión se guarda cifrada y la app guarda una copia de los datos de trabajo para seguir sin señal; todo se borra al cerrar la sesión.

Para qué los usamos

Los datos se tratan con estas finalidades:

• Prestar el servicio contratado: gestionar la red del ISP, sus clientes, su facturación y su recaudo.
• Atender a los clientes finales por WhatsApp en nombre del ISP, incluida la atención automática con inteligencia artificial que el ISP decide activar.
• Emitir y enviar facturas, recordatorios de pago y avisos de suspensión o reactivación del servicio, según las reglas que configura cada ISP.
• Cobrar al ISP las recargas de créditos de la plataforma.
• Garantizar la seguridad de la plataforma: autenticación, control de acceso, registro de auditoría y prevención de fraude.
• Responder a las solicitudes que llegan por el formulario de contacto y a quien escribe al WhatsApp de ventas.
• Medir qué anuncios y campañas traen conversaciones y ventas, y contarle a Meta y a TikTok los pasos de una venta que empezó en uno de sus anuncios, para que midan y muestren el anuncio a quien le sirva.
• Cumplir obligaciones legales, contables y tributarias.

WhatsApp y Meta

Cada ISP conecta a la plataforma su propia cuenta de WhatsApp Business, alojada en su portafolio de Meta. ISP Copilot actúa como proveedor tecnológico: recibe de Meta los mensajes que los clientes finales envían al número del ISP y envía en nombre del ISP las respuestas y los avisos que este configura.

Al conectar la cuenta, Meta entrega a ISP Copilot un identificador de la cuenta de WhatsApp Business, el identificador del número y un token de acceso limitado a esa cuenta. El token se guarda cifrado y se usa solo para operar la cuenta del ISP; nunca se muestra ni se comparte. El ISP puede revocarlo en cualquier momento desde su panel de Meta o desconectando la cuenta desde ISP Copilot.

El uso de WhatsApp está sujeto además a las condiciones de la plataforma de WhatsApp Business y a las políticas de Meta, que el ISP acepta al crear su cuenta de WhatsApp Business.

Cookies

La página pública usa pocas cookies, y las de publicidad solo con tu permiso: la primera vez que entras te lo preguntamos, y puedes cambiar tu elección cuando quieras desde el enlace «Cookies» del pie de la página.

Sin tu permiso no se carga ningún píxel de Meta ni de TikTok. Aunque no aceptes, si escribes por WhatsApp desde un anuncio, Meta nos dice de qué anuncio llegaste y le contamos los pasos de esa venta con el identificador del clic, sin tu nombre ni tu número.

• Necesarias: la sesión del panel y tu elección de cookies (ispc_consentimiento, seis meses).
• Origen de la visita (ispc_origen, propia, 30 días): guarda de qué campaña llegaste para saber qué anuncio trae cada conversación. No sale de ISP Copilot.
• Publicidad, solo si las aceptas: el píxel de Meta (_fbp y las que Meta añada) y el de TikTok (_ttp y las que TikTok añada), que registran las visitas, cuando abres el WhatsApp de ventas y cuando dejas tus datos en Contacto.

Inteligencia artificial

Cuando el ISP activa la atención automática, el contenido de las conversaciones de WhatsApp y los datos del servicio del cliente que pregunta (plan, estado de la conexión, facturas pendientes) se envían a un proveedor de modelos de lenguaje para generar la respuesta. Ese proveedor trata los datos por cuenta de ISP Copilot, bajo contrato, y no los utiliza para entrenar sus modelos.

Toda acción que la inteligencia artificial toma sobre el servicio de un cliente queda registrada en la auditoría del ISP, y las acciones de mayor impacto exigen confirmación de una persona.

Con quién compartimos los datos

No vendemos datos personales ni los cedemos con fines publicitarios, y la app móvil no lleva publicidad ni rastrea a nadie entre apps o sitios de terceros. Los compartimos únicamente con los proveedores de infraestructura que necesitamos para operar, que los tratan por cuenta de ISP Copilot y bajo contrato:

• Alojamiento de la aplicación y de las tareas en segundo plano (Render, Estados Unidos).
• Base de datos, autenticación y almacenamiento de archivos (Supabase, Estados Unidos).
• Alojamiento de la web y del panel (Vercel, Estados Unidos).
• Modelos de lenguaje para la atención automática y las funciones asistidas del panel (Anthropic, Estados Unidos).
• Mensajería de WhatsApp (Meta Platforms, a través de la cuenta de WhatsApp Business del ISP).
• Avisos al teléfono de la app móvil (Expo, Estados Unidos, que los entrega por los servicios de notificaciones de Apple y de Google).
• Mapas de la app móvil (Mapbox, Estados Unidos), que recibe la zona del mapa que se está viendo para dibujarla. La telemetría de Mapbox está desactivada.
• Medición de anuncios (Meta Platforms y TikTok): los píxeles de la página pública, solo con tu permiso, y los pasos de una venta que empezó en uno de sus anuncios.
• Pasarelas de pago para el cobro de las recargas de créditos y para el recaudo de los ISP (en el recaudo, la pasarela de tarjeta, PSE y Nequi que cada ISP conecta con su propia cuenta), que reciben solo los datos necesarios para procesar cada pago.
• El proveedor tecnológico autorizado por la DIAN a través del cual se emitirán las facturas electrónicas de los ISP que contraten Facturas Electrónicas ISP Copilot, cuando el servicio esté disponible.

Transferencia internacional

Parte de la infraestructura está fuera de Colombia, en países que ofrecen garantías de protección de datos reconocidas por la Superintendencia de Industria y Comercio o con los que existe un contrato de transmisión que asegura un nivel de protección equivalente al de la ley colombiana. Al usar la plataforma, el titular autoriza esa transferencia para las finalidades descritas.

Cuánto tiempo los conservamos

Los datos se conservan mientras dure la relación con el ISP y el tiempo que después exijan las obligaciones legales. Las facturas y los registros contables se guardan el plazo que fija la ley tributaria colombiana. Los registros de auditoría se conservan mientras la empresa esté activa en la plataforma. Cuando un ISP da de baja su cuenta, puede exportar sus datos y estos se eliminan según se describe en las instrucciones de eliminación de datos.

Tus derechos y cómo ejercerlos

Como titular de datos personales tienes derecho a conocer, actualizar y rectificar tus datos; a solicitar prueba de la autorización otorgada; a ser informado del uso que se les ha dado; a presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio; a revocar la autorización y solicitar la supresión cuando no se respeten los principios, derechos y garantías legales; y a acceder gratuitamente a tus datos.

Si eres cliente final de un ISP, dirígete primero al ISP: es el responsable de tus datos y quien puede atender tu solicitud con todo el contexto. Si prefieres escribirnos a nosotros, la trasladamos al ISP y te confirmamos la respuesta.

Para ejercer cualquiera de estos derechos ante ISP Copilot, usa el formulario de contacto indicando tu nombre, el ISP con el que tienes relación y qué solicitas. Respondemos las consultas en un plazo máximo de diez días hábiles y los reclamos en quince días hábiles, como fija la ley.

Seguridad

Toda la comunicación con la plataforma viaja cifrada. Las credenciales de integraciones, los tokens de WhatsApp y las contraseñas de los servicios de red se guardan cifrados con una llave que solo conoce la aplicación. Cada empresa solo puede ver sus propios datos, con controles en la aplicación y en la base de datos. Todas las acciones sensibles quedan en un registro de auditoría encadenado que no se puede alterar sin dejar rastro.

Cambios en esta política

Cuando cambiemos esta política, publicaremos la nueva versión en esta misma dirección con su fecha de actualización y, si el cambio afecta a cómo tratamos los datos, avisaremos a los usuarios del panel antes de que entre en vigor.