Cobros

Todas, Con saldo, Vencidas, Pagadas, Borradores y Anuladas. «Vencidas» es lo que ya pasó su fecha y sigue con saldo, aunque tenga un abono: así no se te escapa quien pagó la mitad.

Escribe el número del documento (o parte) y pulsa Enter. Se combina con el filtro que tengas elegido.

• Borrador: todavía no tiene número, no cobra y no se le puede pagar.
• Pendiente: emitida y dentro de plazo.
• En gracia: ya venció, pero está dentro de los días de gracia: todavía no se corta.
• Vencida: pasó la gracia con saldo. Es la que el corte cuenta.
• Abonada: tiene un pago parcial.
• Pagada y Anulada.

La columna DIAN dice cómo va ante la DIAN: «No aplica» en una cuenta de cobro.

En cada fila con saldo. Copia el enlace a la página donde el cliente paga esa factura en línea. Si tu empresa no cobra en línea, copia la referencia de pago, que sirve igual para que pague por transferencia y tú lo encuentres.

Una venta que se cobra a plazos sale como varias cuentas de cobro, y cada fila dice «cuota 2 de 6». Las formas de pago a cuotas se definen en Configuración › Facturación. Una cuota vencida se cobra y se recuerda como cualquier deuda, pero no corta el internet del cliente.

Abre la ventana de registrar pago con este cliente elegido y esta factura ya marcada. Si el cliente estaba suspendido, vuelve al aplicarse el pago.

Convierte un borrador en documento: le pone el siguiente número del rango y la fecha de hoy. Desde ahí cobra y se le puede pagar. Al emitirse, al cliente le llega por correo y por WhatsApp según lo que tengas encendido en Cobros › Recordatorios.

Le vuelven a mandar el documento al cliente: por correo con el PDF, cómo pagar y la referencia; por WhatsApp a su número. Sirven cuando dice que no le llegó: salen aunque ya se hubiera enviado. Si el cliente no te escribió en las últimas 24 horas, el WhatsApp sale con la plantilla «Factura disponible», que tiene que estar aprobada por Meta.

«PDF» abre el documento para guardarlo o mandarlo; la primera vez lo genera y desde ahí es siempre el mismo archivo. «Imprimir» saca la tirilla en la impresora térmica de este equipo, con cada concepto, el total, lo que falta si tiene abonos y la referencia de pago en grande. Un borrador no tiene ni PDF ni tirilla.

Deja el documento anulado con su motivo: deja de sumar en la cartera y ya no se cobra. Solo se puede si no tiene ningún pago aplicado. La ficha de una anulada dice quién la anuló, cuándo y por qué.

Si tu comercio de Wompi está en modo de pruebas (sandbox), lo que se pague por el enlace sale aparte, marcado «Prueba». No es dinero, no toca la factura ni cuenta en tu recaudo.

Cada renglón tiene Tipo, Descripción (sale en el documento), Cantidad, Valor unitario, Descuento en pesos e IVA (Gravado con su tarifa, Exento o Excluido). «Añadir concepto» suma otro renglón; «Quitar» lo borra.

Los tipos son Instalación, Reconexión, Otro concepto, Adicional, Plan de internet e Interés de mora. Al elegir Reconexión se llena solo con el recargo por reconexión de tu política.

Si el cliente tiene servicios, aparece un botón por cada uno: añade un renglón con su plan, su precio y el IVA que le corresponde por su estrato o segmento.

Fecha de emisión y Vence, opcionales. «Cubre un periodo» sirve para un cobro de unos días concretos (Desde, Hasta). Nota para el cliente: si la dejas vacía sale la nota de tu empresa con cómo pagar.

«Por correo» y «Por WhatsApp» vienen como los tengas en Cobros › Recordatorios y se cambian para este documento. Salen al emitir; guardar sin emitir no avisa a nadie.

Cuatro cifras: documentos a emitir, Monto total, Excepciones y Ya emitidas. Debajo, los clientes que se quedan fuera agrupados por motivo: sin servicios activos, total cero, sin plan, ya facturados este periodo, sin fecha de alta, o con servicios sin segmento ni estrato.

Adelanta a mano lo que el ciclo emitiría solo para ese periodo. Primero enseña la lista de clientes y el total; para confirmar hay que escribir la palabra que pide la ventana.

Si el ciclo dejó documentos sin numerar (por ejemplo porque faltaba el rango), aparece esta tarjeta con «Emitir» y el número de borradores: los emite todos de una vez con la fecha de hoy, por orden alfabético de cliente, y se detiene si el rango se acaba.

A la derecha, cada corrida con su periodo, el día en que corrió, su estado y cuántos documentos salieron.

Pide el Documento, el Prefijo, el Primer número y el Último número, y para una resolución de la DIAN, su número y su vigencia (Vale desde, Vence). «Editar» corrige el prefijo, la vigencia o lo desactiva con Activo. El próximo número solo puede subir, nunca bajar.

Es donde se verán los rechazos de la DIAN y las notas crédito y débito. Mientras la factura electrónica no esté activa para tu empresa, la pestaña solo explica qué traerá.

Una cuenta de cobro anulada no tiene nada que corregir ante la DIAN: queda anulada con su motivo y ya.

• Efectivo: entra en tu caja abierta. Sin caja abierta no se puede cobrar en efectivo: la ventana ofrece «Abrir caja».
• Bre-B manual: pide la Referencia del comprobante.
• Transferencia y Otro: la referencia es opcional, pero conviene escribirla.

Marca las que cubre. El dinero se reparte de la más antigua a la más nueva; si quieres otro reparto, escribe el monto de una factura y queda fijo. Si sobra, la ventana avisa que quedará como saldo a favor. La cartera traída de tu gestor anterior va siempre al final.

El reparto no es de la más antigua a la más nueva: la ventana enseña cómo lo hará el sistema antes de guardar. Va primero a lo que el acuerdo exige hoy (las cuotas vencidas y la que vence ahora), después a lo que está fuera del acuerdo, como la mensualidad nueva, y lo que sobre adelanta el acuerdo. Si escribes el monto de una factura, manda lo que escribes.

Una transferencia o un Bre-B se registra una sola vez: la referencia se compara sin espacios ni mayúsculas. Si ya está en otro pago, la ventana lo dice y, para registrarlo igual, pide el Motivo para registrarlo igual («Registrar igual»).

Si el cliente mandó por WhatsApp el comprobante de ese mismo dinero y espera en Por validar, la ventana lo enseña. Márcalo: al registrar, sale de Por validar como aprobado y no se cuenta dos veces. Si su valor es el que vas a registrar, ya viene marcado.

Al registrar, si este equipo tiene la impresión configurada, el recibo sale solo (y si fue en efectivo y hay cajón, se abre). Si no, el aviso trae «Imprimir recibo». El PDF queda en Cobros › Pagos, en la fila del pago.

Por método: Todos, Bre-B, Efectivo, Transferencia. Por rango: 7 días, 30 días, 90 días. Arriba a la derecha, cuánto suma lo filtrado.

«Recibo» abre el PDF del recibo para mandarlo por WhatsApp o correo. «Imprimir» lo saca en la térmica de este equipo, en tirilla de 58 u 80 mm.

Un pago que no alcanzó a aplicarse dice cuánto quedó a favor. «Aplicar» lo reparte sobre las facturas abiertas del cliente, de la más antigua a la más nueva; si tiene un acuerdo de pago en curso, en el orden del acuerdo: primero lo que el acuerdo exige hoy, después el mes nuevo y lo que sobre adelanta el acuerdo. Si alguna queda pagada y estaba cortado, vuelve como con cualquier pago. Si no tiene facturas abiertas, el saldo se aplica solo cuando se emita la próxima.

Deshace un pago mal registrado: pide el motivo, borra su reparto y las facturas vuelven a quedar con saldo. El pago se queda en el historial marcado como anulado; no desaparece.

Si tu comercio de Wompi está en modo de pruebas, lo que se aprueba sale en su propia tabla, marcado «Prueba». No es dinero y no suma en ningún lado.

Con Wompi en modo de pruebas (sandbox), el enlace funciona sobre tus facturas reales, pero lo que se apruebe queda como pago de prueba: se ve marcado en la ficha de la factura y en Pagos, y no toca la factura, el servicio ni tu recaudo.

Para pagar con Nequi, Wompi exige un correo: si la ficha del cliente no lo tiene, la página se lo pide.

La ventana te avisa: aunque pague las otras, el servicio puede seguir suspendido por la que quedó fuera.

Se arma solo con las facturas marcadas. Si lo editas y luego cambias las casillas, «Volver al texto sugerido» lo rehace.

Revisa en tu banco o tu Nequi que la plata llegó, corrige lo que se haya leído mal (Valor, Medio, Fecha, Hora, Referencia) y aprueba. Se registra como un pago manual, con su recibo, aplicado a las facturas más antiguas (o, si el cliente tiene un acuerdo de pago, en el orden del acuerdo), y al cliente le llega la confirmación. Si el cliente estaba cortado y queda al día, vuelve. Aquí también se cambia o se elige el titular, por ejemplo si dio una cédula con un dígito cambiado.

Elige el motivo (no encontramos el pago, el valor no coincide, no se lee, es de otro pago o está repetido, la plata fue a otra cuenta, otro motivo) y, si quieres, una Nota para el cliente. «Rechazar y avisar al cliente» le escribe por WhatsApp o, si no se puede, por correo.

Las tres vistas de la pestaña. Pendientes va del más viejo al más nuevo; las otras dos, del más reciente al más viejo, con quién decidió y cuándo.

Si quien lo manda no debe nada o el valor no casa, la IA le pregunta de quién es el servicio que pagó y lo deja a nombre del titular de la cédula que le den. La fila dice quién lo mandó.

Si el cliente no escribió en las últimas 24 horas, los avisos salen con las plantillas «Pago recibido» y «Comprobante no confirmado». Mientras Meta no las apruebe, salen por correo. Se crean en Configuración › WhatsApp.

Es otra cosa: el número de la transferencia o del Bre-B que el cliente te manda. Se escribe al registrar el pago y no se puede registrar dos veces sin decir por qué.

Una referencia de recaudo es de una sola factura (o de un solo cobro de varias facturas) y nunca se reutiliza, ni aunque se anule el documento.

Pide el Nombre, el Tipo (Oficina, Cobrador o Técnico) y el responsable: la persona de Facturación o el cobrador que la usa. Una caja de tipo Cobrador aparece en Cartera › Cobradores con lo que recauda.

Cambia de quién es la caja, o la deja sin responsable. Con un turno abierto solo puede pasar a quien lo abrió: para otro cambio, ciérralo antes con su arqueo.

Abre el turno con la Base. Si este equipo tiene cajón, se abre para meter la base. Una caja con responsable solo la abre esa persona.

Una caja con responsable la cierra esa persona, el dueño o un administrador. Una sin responsable, quien tenga permiso de cerrar cajas.

Para el dueño y los administradores, arriba de la pestaña: las cajas cerradas ese día con su efectivo, sus otros medios, los Faltantes y los Sobrantes, y la lista de cierres con su motivo. Se elige otro día con la fecha. «Exportar CSV» baja todo para el contador. Las cajas que siguen abiertas no suman, y la tarjeta lo dice.

Si este equipo tiene cajón conectado, lo abre para el arqueo y lo anota como tal.

• Navegador: por el diálogo de impresión de siempre.
• Programa de la PC: en Windows, con el programa «ISP Copilot Impresión», imprime directo a la térmica USB o de red y abre el cajón. Se descarga desde la misma ventana.
• Bluetooth: en Chrome de Android (y de escritorio), conecta la impresora portátil del cobrador.

El Rollo de papel (58 u 80 mm), las Copias al registrar un pago, «Imprimir el recibo al registrar un pago», la tabla de caracteres (la hoja de prueba enseña cuál elegir para que salgan las tildes y la ñ), cortar el papel y abrir el cajón.

Abre el cajón sin un cobro, por ejemplo para dar cambio. Pide el motivo, queda anotado con tu nombre y el cierre de caja lo cuenta. Al cobrar en efectivo, pagar un gasto de la caja o abrir el turno, se abre solo.

Se ponen en Configuración › Cortes, en la tarjeta Acuerdos de pago: cuántas cuotas como máximo (sin contar la entrada), el plazo máximo, las frecuencias que se ofrecen, la entrada mínima (una si el cliente está suspendido y otra si está activo), la cuota mínima, la deuda máxima que se reparte sin aprobación, la tolerancia por cuota y la espera tras un incumplimiento.

Pasarse de una regla no rechaza el acuerdo: lo deja Por aprobar. Hay límites que ni una aprobación salta: 24 cuotas, 365 días de plazo, 24 facturas, cuotas de al menos $1.000 y un solo acuerdo abierto por cliente.

La lista tiene un filtro por estado, con los que esperan algo primero:

• Por aprobar: se salió de las reglas y espera a una persona. No protege del corte. Si nadie lo aprueba ni lo rechaza en 3 días, pasa a Vencido.
• Esperando entrada: aceptado; falta pagar la entrada. Al pagarla queda vigente. Si no llega a tiempo, también pasa a Vencido.
• Vigentes: el calendario corre. En la lista se lee Al día, En tolerancia (hay una cuota vencida, pero dentro de sus días de tolerancia) o Atrasado (una cuota ya los pasó y el acuerdo está por quedar Incumplido).
• Incumplidos: una cuota pasó su tolerancia sin pagarse. Lo que faltaba vuelve al cobro normal.
• Cumplidos: el cliente pagó todo lo que el acuerdo cubría.
• Cancelados, Rechazados y Vencidos salen al final, solo si hay alguno.

Un pago por el enlace del acuerdo va primero a lo que el acuerdo cubre. Un pago sin destino —en la caja, por transferencia— se reparte en este orden: primero lo que el acuerdo exige hoy (las cuotas vencidas y la que vence ahora), después lo que está fuera del acuerdo, como la mensualidad nueva, y lo que sobre adelanta el acuerdo.

Así el dinero que el cliente trae «para este mes» no se va a la deuda vieja y el mes nuevo no se queda sin pagar. «Registrar pago» enseña ese reparto antes de guardar; si escribes el monto de una factura, manda lo que escribes. «Aplicar» un saldo a favor en Pagos sigue el mismo orden.

El enlace del acuerdo abre una página que habla del acuerdo, no de una factura: dice qué cuota cobra («Entrada» o «2 de 3») y lo que queda por pagar. Cobra lo que toca ahora —las cuotas atrasadas y la próxima, o la entrada— y, cuando queda más que eso, deja elegir entre La cuota y Todo el acuerdo. El cliente no escribe montos: elige entre esas dos. Un acuerdo cerrado deja su enlace sin cobro.

La pestaña Facturación enseña el acuerdo arriba de las facturas: cómo va, una barra de avance con lo pagado y lo que falta, cada cuota con su estado (Pagada, Abonada, Pendiente, En tolerancia, Vencida), «Copiar enlace» y «Cancelar acuerdo». Debajo, Acuerdos anteriores, con el motivo del cierre.

El cliente recibe por correo y por WhatsApp, siempre en el horario de la Ley 2300 (de lunes a viernes de 7:00 a 19:00 y los sábados de 8:00 a 15:00, nunca en domingo ni festivo):

• La confirmación, cuando el acuerdo queda vigente o esperando la entrada: lo que cubre, las cuotas, el primer pago y el enlace. Si el acuerdo se hace o se aprueba de noche, le llega a las 7:00.
• El recordatorio de cada cuota, a las 8:00: dos días antes, el día que vence y el último día de tolerancia, con lo que falta de esa cuota y la advertencia de que, si no paga a tiempo, el acuerdo queda sin efecto. De la entrada, solo el último día. Lo que caería en domingo o festivo sale el día hábil anterior.
• Que lo cumplió, por correo. Por WhatsApp solo si escribió en las últimas 24 horas.
• Si lo rechazas, el motivo que escribas: por correo y, si escribió en las últimas 24 horas, también en su conversación.

Un incumplido no tiene aviso propio: lo anuncia el recordatorio del último día, y después llegan los avisos de corte de siempre. Por WhatsApp, la confirmación y la cuota necesitan las plantillas Acuerdo de pago y Cuota de un acuerdo de pago aprobadas por Meta; mientras tanto salen solo por correo. El historial está en Cobros › Recordatorios › Lo que salió.

Cuando un acuerdo queda por aprobar o se incumple, el dueño y quienes llevan la facturación reciben un aviso en la campana, que lleva a Cartera › Acuerdos con el filtro de ese estado. Los cumplidos no avisan.

Si en Configuración › Agente IA le das el permiso Hacer un acuerdo de pago (viene en «No por WhatsApp» y solo vale con los acuerdos encendidos), el agente también ofrece y hace acuerdos en la conversación, con las mismas reglas que usas en el panel:

• Los ofrece solo a quien dice que no puede pagar todo, pide pagar por partes, pide más plazo del que acepta una promesa o lleva tiempo suspendido y pregunta cómo volver. A quien solo pregunta cuánto debe no se los ofrece, y si al cliente le basta una promesa, le ofrece la promesa.
• Le da las opciones ya calculadas con tus reglas, con su calendario y lo que paga primero. No hace cuentas, no negocia montos ni aprueba excepciones: lo que se sale de las reglas (más cuotas, menos entrada, alguien que incumplió uno hace poco) queda Por aprobar y así se lo dice. Una sola cuota sin entrada no la hace: eso es una promesa.
• Lo crea solo cuando el cliente dice que sí a una opción concreta. Le confirma en la conversación el calendario y el enlace, y por eso no le llega la confirmación automática por WhatsApp (el correo sí). No le promete que el servicio vuelve antes de pagar la entrada.
• Si el cliente ya tiene un acuerdo, le dice su cuota en curso y lo que falta de ella, y al pedirle el enlace le da el del acuerdo y, aparte, el de la mensualidad nueva. También sabe a qué contesta el cliente cuando responde a la confirmación, a un recordatorio de cuota, al cumplido o al rechazo.

Con Lo deja pedido, el agente no lo crea: queda como propuesta en la bandeja de WhatsApp y alguien del equipo la confirma; entonces sí le llega la confirmación por WhatsApp. En la lista, los que hizo la IA dicen «IA de WhatsApp» en quién lo hizo.

Corta ya a los de la lista, sin esperar a la corrida de la noche. La ventana simula primero y enseña a quién; pide el motivo y escribir la palabra de confirmación. Corta exactamente la lista que ves en pantalla. Quien ya esté suspendido no se toca.

El fusible es el freno para la noche en que algo sale mal con los datos y la lista sale enorme. Salta si la corrida fuera a cortar a más servicios que el mayor entre 50 y el porcentaje de tus servicios activos que pongas en Configuración › Cortes, en Fusible del corte (%). Viene en 70 %; vacío lo apaga. Una ola normal del ciclo, aunque sea de la mitad de tus clientes, no lo hace saltar.

Cuando salta, la corrida no corta a nadie y no falla: queda Retenida, el dueño y los administradores reciben un aviso, y sobre la tabla aparece un texto que lo explica. El botón de arriba deja de decir «Ejecutar ahora» y pasa a decir «Aprobar y cortar · N».

Pulsarlo corta exactamente la lista que tienes en pantalla, con la ventana de siempre: motivo y palabra de confirmación. Si la lista cambió mientras la mirabas (alguien pagó, entró una exclusión), no se corta nada y te pide volver a revisarla: nunca se corta a quien no viste. Vale igual para la corrida de la noche y para la que lanzas tú.

«Excluir» saca a un cliente del corte hasta una fecha, con motivo («Excluir del corte»). Queda en la auditoría y vuelve a entrar solo cuando la fecha pasa. «Incluir» le quita la exclusión antes de tiempo.

Dentro de la gracia, con promesa de pago vigente, excluido a mano, ya suspendido, sin deuda vencida, con el servicio no activo, o porque la empresa aún no emitió ningún ciclo. A esos no hay que excluirlos a mano.

Además hay cuatro señales que protegen a ese cliente esa noche, aunque deba. Si algo sale mal con los datos, es mejor no cortar a quien no debe:

• Pago en línea sin confirmar: empezó a pagar por el enlace en las últimas 24 horas y ese pago sigue abierto. Antes de cortar, la plataforma le pregunta a Wompi y registra lo que ya aprobó: quien queda al día sale solo de la lista. Si Wompi no contesta, el cliente sigue protegido.
• Comprobante por validar: mandó un comprobante y nadie lo ha aprobado ni rechazado en Cobros › Por validar.
• Saldo a favor sin aplicar: pagó de más y esa plata no se ha repartido en sus facturas.
• Factura por revisar: tiene una factura vencida cuyo vencimiento es anterior a su emisión, casi siempre un error de fechas.

Cada noche se vuelve a mirar: el cliente entra en el corte cuando la señal desaparece. La primera se resuelve sola cuando Wompi contesta; las otras tres las resuelves tú, y por eso te llega un aviso.

Las cuotas vencidas de una venta de productos nunca cortan el internet: no cuentan como deuda vencida para el corte, así que ese cliente sale «sin deuda vencida».

Lo que cubre un acuerdo de pago al día tampoco cuenta como deuda vencida: mientras el cliente paga a tiempo, esa deuda no lo mete en el corte. Si además debe una mensualidad nueva que ya pasó la gracia, por esa sí puede entrar.

Cada corrida, real o «en seco» (simulación), con su fecha, su estado, cuántos se cortaron y cuántos fallaron.

Retenida es la corrida que saltó el fusible: dice cuántos iba a cortar y no ha tocado a nadie. Sigue en la lista; la que sale al aprobarla aparece aparte, como una corrida más.

Sin que tengas que entrar a mirar, el dueño y los administradores reciben un aviso (en la campana y en el móvil) cuando:

• La corrida queda retenida por el fusible. También llega por correo.
• Hay clientes protegidos por un comprobante por validar, un saldo a favor sin aplicar o una factura por revisar. Dice cuántos de cada uno y lleva a Cobros › Cortes.
• La corrida falla. También llega por correo.
• Un cliente pagó y su servicio no volvió después de tres intentos: «pagó y su servicio no volvió». También llega por correo; reactívalo a mano desde su ficha.
• Se cortaron completos clientes de una plantilla «Solo puede pagar»: «N clientes se cortaron sin la página de pago», con el motivo (sin IP fija, router sin el jardín de pago listo, RouterOS anterior al 7.19, o sin una pasarela de pago activa o sin deuda vencida que cobrar en su enlace). Ya están cortados y pagar los reactiva igual: es para revisar, no urge.
• El jardín de pago de un router se rompió con clientes cortados dentro: la plataforma los pasa a corte completo para que no queden navegando y avisa también por correo.

Cada aviso sale una sola vez: la misma corrida, o el mismo pago, no avisa dos veces.

Los interruptores de la tarjeta Calendario:

• Mandar la cuenta de cobro al emitirla por correo, con el PDF y el enlace de pago.
• Y por WhatsApp, con la plantilla de cuenta de cobro y el botón de pago.
• Mandar recordatorios, según los momentos de la lista.
• Avisar antes del corte (ver Aviso de corte).

Para añadir un momento elige Antes, El día o Después, los Días, «Añadir momento» y «Guardar». «Quitar» lo saca.

Elige una fecha y ves qué saldría ese día, sin esperar a la corrida real. Lo que ya se envió aparece como enviado: un mismo momento sale una sola vez por factura y por canal. Si eliges un domingo o un festivo, dice que ese día no sale nada.

Sale con su plantilla aprobada por Meta, o dentro de la conversación si el cliente escribió en las últimas 24 horas. Necesita el número conectado y el permiso declarado en Configuración › WhatsApp; a quien pidió la baja no le sale. Si se llena el cupo diario de Meta, queda «En espera de cupo» y sale solo en cuanto haya: primero el aviso de corte, luego la cuota de un acuerdo, la cuenta de cobro y al final el recordatorio. Lo de cobro espera como mucho hasta el cierre del horario de ese día (las 19:00, o las 15:00 el sábado): después ya no sale.

La regla de la empresa vale para todos, salvo que una zona, un plan o un cliente tengan la suya. Lo del cliente manda siempre, y el plan manda sobre la zona. La ficha del cliente dice su ciclo, de dónde sale cada valor y sus próximas fechas: cuándo se genera, cuándo vence y cuándo se corta.

Con «Prorratear el primer mes», el primer documento de un servicio nuevo cobra solo los días que tuvo servicio, contados en los días reales del periodo.

No cobra dos veces: el primer cobro con el día nuevo cuenta desde donde terminó el último. Lo ya emitido no cambia.