Ventas

Cada fila es una persona: quién es, su WhatsApp, su dirección, la etapa, si le llega la red y quién la lleva. La última columna, Volver a buscarlo, dice cuándo toca, en rojo si ya se pasó. Clic en la fila abre su ficha.

El orden ayuda: primero lo que sigue en juego y tiene fecha, por cuándo toca; después lo que no tiene fecha, y al final lo ganado y lo perdido. Van de cincuenta en cincuenta.

Arriba, el buscador (nombre, dirección, WhatsApp o código «P000123», y Enter), las etapas (Todos, Nuevos, Contactados, Cotizados, Ganados, Perdidos) y «Mis prospectos», que deja solo las ventas que llevas tú. Todo se combina y queda en la dirección de la página: un enlace lleva a lo mismo que estabas mirando.

Cada venta puede tener una fecha de Volver a buscarlo: la pones al anotar un contacto, o la pone la IA cuando la persona dice «llámenme el jueves» o «lo voy a pensar». Cuando llega esa fecha, el responsable recibe un aviso en la campana y por correo que lo lleva a la ficha.

«Toca buscarlos» deja en la lista solo las ventas en juego cuya fecha ya llegó: lo de hoy y lo atrasado. Es lo primero que conviene mirar cada mañana. Un prospecto ganado o perdido no sale ahí, aunque conserve su fecha.

A diferencia del alta de un cliente, aquí no hace falta ni plan ni router. El formulario tiene tres partes:

• Quién es: nombre, su WhatsApp (con el que se le escribe), otro teléfono, correo, De dónde salió (el panel, WhatsApp, un referido, un técnico, un anuncio, la página web, una llamada u otro) y el Responsable. «Repartir solo» se la da a quien menos ventas en juego lleva.
• Dónde vive: dirección, municipio y su punto en el mapa. Es lo que hará falta para saber si le llega.
• Qué quiere: Internet, Productos o servicios sueltos, o Internet y productos; el plan que le interesa y una nota con lo que dijo. Si solo quiere productos, su venta no pasa por cobertura.

«Registrar prospecto» lo crea como Nuevo, con su código, y te ofrece abrir su ficha. Si el teléfono ya estaba en otro prospecto o en un cliente, te lo dice con el enlace a cada uno, para no trabajar dos veces a la misma persona.

Arriba, cómo va: la etapa, si le llega la red y cuándo volver a buscarlo. En el centro, la línea de pasos: Registrado, Contactado, Cobertura, Cotizado y Cliente. Cada paso se pulsa y abre debajo lo que toca hacer en él; al abrir la ficha ya viene abierto el que sigue. El chulo marca lo hecho.

Los colores cuentan cosas: el paso de la cotización se ve en verde si la aceptó, en rojo si la rechazó y en ámbar si pidió un cambio. Si no le llega la red y solo quería internet, lo que queda por delante se marca descartado.

A la derecha, Quién es (WhatsApp, correo, dirección y responsable, que es quien recibe los avisos de esta venta), De dónde vino si llegó por un anuncio o la página web, y la Conversación. Debajo, Lo que ha pasado: la bitácora con quién hizo cada cosa y cuándo. «Editar datos» corrige sus datos sin mover la etapa.

En el paso Contactado, escribe qué se habló y, si quieres, la fecha para volver a buscarlo, y pulsa «Anotar el contacto» (después, «Anotar»). El primer contacto pasa la venta a Contactado sola; cada uno queda en la bitácora.

El paso Cobertura tiene dos caminos:

• Mandar al técnico: agendas un estudio de cobertura en su dirección (ver abajo).
• Ya me lo confirmaron: eliges la respuesta en «¿Le llega?» —Sí llega, No llega o Llega pronto— y, si quieres, quién lo confirmó. «Guardar la respuesta».

Cuando la venta la abrió la IA, la cobertura ya viene calculada con la cobertura de tus planes: desde qué sitio y a qué distancia. Limitada la pone ese cálculo cuando la caja NAP de la zona está llena; no se anota a mano. Lo que diga una visita del técnico siempre manda sobre el cálculo.

Si solo le interesan productos, este paso no sale: esa venta no depende de la dirección.

Con «Mandar al técnico», eliges el día y ves la agenda de cada técnico con sus horas libres. Las que chocan con otra orden, las que ya pasaron o un día lleno se ven pero no se eligen. Escoge una hora y «Agendar el estudio»: se crea una orden de trabajo a la dirección del prospecto.

Cuando el técnico la cierra, tiene que responder sí llega, no llega o llega pronto, y esa respuesta vuelve sola a la ficha, con quién la confirmó.

Con el estudio agendado puedes «Avisar por WhatsApp» a la persona (si escribió en las últimas 24 horas) o «Avisar por correo», «Mover» el estudio de hora, «Cancelar el estudio» o «Ver la orden».

En el paso Cotizado, «Nueva cotización» abre el editor. En Añadir eliges un «Plan de internet…», la «Instalación o adicional…» o buscas un artículo del inventario (cámara, router, cable). Cada línea lleva concepto, cantidad, precio, IVA % y si se cobra Una vez o Al mes; abajo salen el subtotal, el Total y lo que pagará Cada mes.

Si tu empresa tiene formas de pago, la Forma de pago permite cobrar lo de una sola vez en cuotas (lo mensual sigue siendo la mensualidad). Pon hasta cuándo vale el precio en Válida hasta y las Condiciones que leerá la persona. «Guardar la cotización».

Para mandarla: «Mandar por correo» (con el PDF), «Mandar por WhatsApp» si la persona te escribió, o «Copiar el enlace». Al enviarla, la venta pasa a Cotizado sola. «Ver como la ve la persona» abre su página.

La persona abre la cotización desde su enlace, sin entrar a ningún lado. Ve las líneas, el total, lo que pagará cada mes, la forma de pago y las condiciones, y puede «Descargar en PDF». Tiene tres botones:

• «Aceptar la cotización».
• «Pedir un cambio»: escribe qué cambiaría («otra forma de pago, un plan más barato…»). Tu empresa la rehace y se la vuelve a mandar.
• «No me interesa»: puede decir por qué, si quiere.

Cuando responde, quien la mandó recibe el aviso en la campana y por correo, y la ficha de la venta lo pinta: verde si aceptó, rojo si no, ámbar si pidió un cambio.

En el paso Cliente, «Convertir en cliente» abre el alta de clientes de siempre con lo que ya se sabía de la persona. Ahí se piden el documento, el plan y el router. Si aceptó una cotización con plan, el plan llega puesto.

Al guardar, el prospecto queda Ganado y enlazado a su cliente, la cotización queda cerrada con él, y los equipos que iban con el plan (una cámara, un router comprado) salen facturados con su orden de entrega. Desde ahí, todo se lleva desde su ficha de cliente.

Si la persona aceptó una cotización sin plan de internet (cámaras, un router, un repetidor), la venta se cierra en la misma ficha. El paso Cliente pide lo que faltaba (el documento y el Municipio del cliente, y la Dirección de entrega si quieres) y «Cerrar la venta» crea de una vez:

• el cliente, como cliente de productos;
• su factura con las líneas de la cotización y su enlace de pago;
• una orden de Entrega o instalación con los artículos, que descuenta la bodega al cerrarse y lleva su acta de entrega de venta.

Si algo falla a medias, no queda nada a medias. Después, Lo que salió de la venta enseña la cotización, la factura (o sus cuotas) con el enlace de pago y la orden de entrega.

Al pie de la ficha, «Darlo por perdido» pide Por qué se perdió —Por precio, Sin cobertura, Se fue con otro operador, No contesta u Otro— y un detalle si quieres. «Confirmar pérdida». Es lo único de la etapa que se declara a mano.

Si la persona vuelve a interesarse, «Reabrir la venta» la devuelve a donde iba, con su fecha de seguimiento.

La tarjeta Conversación enseña lo que habló por WhatsApp o por llamada, con la IA o con tu equipo. La puede leer también el rol Ventas, que no ve el resto del soporte.

A un prospecto no se le escribe primero: WhatsApp solo deja responderle dentro de las 24 horas desde su último mensaje, y la tarjeta dice cuánto queda. Con la ventana abierta, escríbele ahí mismo y pulsa «Enviar por WhatsApp». «Contestar en la bandeja» abre la conversación en WhatsApp si tu rol ve la bandeja.

Cuando alguien que no es cliente escribe al WhatsApp de tu empresa y pregunta por planes, la IA hace sola, en el mismo chat:

• Lo registra en Ventas, aunque no haya dicho su nombre (usa el de su perfil o su número), y le asigna un responsable, que recibe el aviso.
• Le pide la ubicación y le ofrece solo los planes que le llegan ahí. Anota en la ficha si le llega y desde qué sitio.
• Si está en el borde de la cobertura, le ofrece horas libres de tus técnicos para el estudio de cobertura.
• Cuando elige un plan que le llega sin visita, le manda la cotización en el mismo mensaje, con la instalación si su costo está confirmado y la IP pública si la pidió.
• Para contratar pide nombre completo, documento y los requisitos de tu empresa.
• Si dice que lo piensa o que lo llamen otro día, agenda el seguimiento y avisa al vendedor.

También anota en Ventas a quien pregunta por cámaras, un router u otro equipo. Si la caja NAP de su zona está llena, o algo no lo puede resolver, pasa la conversación a tu equipo.

Si tu empresa tiene una línea donde contesta la IA, a quien llama preguntando por planes:

• Lo registra en Ventas con el número que llamó y el nombre que dio, de origen «Llamó a la línea del agente», y avisa al vendedor.
• Para ubicarlo, con su permiso le escribe por WhatsApp a ese número para que comparta su ubicación; si no puede, toma la dirección con el barrio o la vereda y la ubica en su municipio.
• Solo afirma que le llega si la dirección se ubica con precisión; si no, ofrece el plan sujeto a la visita técnica. Si vive lejos de tu red, le dice que no llega.
• Anota el plan que elige y deja pedido el estudio de cobertura en una hora libre, que confirma una persona.
• Sigue por escrito: por WhatsApp, o al correo con tus planes y precios si el número no tiene WhatsApp.

Por teléfono no contrata: lo que cambia algo lo deja pedido para tu equipo.

Si la contratación por el chat está en automático, la IA cierra la venta sin pasar por nadie hasta instalar:

• Con el nombre y el documento, crea el cliente (todavía sin servicio) y le manda el enlace de pago de la instalación, con tu pasarela.
• Al pagar, la venta se cierra sola: el prospecto queda Ganado, nace la orden de instalación y el responsable recibe el aviso.
• Enseguida la IA le ofrece dos o tres horas libres de tus técnicos y agenda la que elija, según tu permiso de agendar visitas.
• El día de la visita, el técnico activa el servicio desde su orden; si nadie lo hizo, lo activa el cierre.

Sin pago en línea, la IA pasa la conversación a tu equipo para indicar cómo pagar; al registrar el pago, la conversación vuelve a la IA para agendar. Mientras falta el pago, la ficha dice «Contrató por el chat y falta el pago»: si no va a pagar, dala por perdida.

Es el mapa para responder «¿me llega?» con el cliente al teléfono o en la calle. Pinta hasta dónde llega cada sitio de tu red, con sus cajas NAP. Toca un punto y te dice si le llega, si es con visita del técnico, si está limitado porque la caja está llena o si no llega, con los planes que se le venden ahí y su precio: lo mismo que respondería la IA.

Arriba eliges qué tecnologías ver y buscas una dirección, barrio o vereda. El relleno es donde se vende directo y el anillo a trazos, donde se vende con visita. «Relieve» sombrea el terreno, sin cambiar lo que se vende. «Usar mi ubicación» consulta donde estás, y «Nuevo prospecto aquí» abre el alta con ese punto y su dirección puestos.

Aquí solo se consulta: las coberturas se arman en el mapa de cada plan.

Rendimiento cuenta, para los últimos 7, 30 o 90 días, cuántas conversaciones, prospectos y ventas trajo cada anuncio o campaña. Cada persona cuenta en lo primero que la trajo; lo que llegó sin anuncio sale como directo.

• Por vendedor: abiertos y con seguimiento vencido (de hoy), y nuevos, los que abrió el agente, ganados y perdidos (del periodo).
• Por anuncio y campaña: conversaciones, prospectos y ventas; con la cuenta publicitaria conectada, también el gasto y el costo por conversación y por venta.
• Lo que vuelve a Meta: cada paso de una venta que empezó en un anuncio de WhatsApp se le cuenta a Meta, para medir y para que muestre el anuncio a quien compra.