Contratos

La pestaña Por firmar es donde se empieza. Arriba están los contratos ya emitidos que esperan la firma del cliente; debajo, en Borradores sin emitir, los que guardaste para terminar después. Un borrador todavía se puede cambiar; uno emitido, no.

Cada fila tiene el número, el cliente, el plan y el estado por color. Vigencia dice desde cuándo espera la firma o cuándo vence; Permanencia, los meses pactados. El buscador filtra por número, cliente o documento, y el clic en una fila abre la ficha del contrato.

«Nuevo contrato» abre el formulario: eliges el cliente y el servicio (uno vigente), la Plantilla con que sale el texto, el Inicio y el Plazo en meses.

• Ofrecer prórroga automática: la casilla le sale sin marcar al cliente y él la decide al firmar.
• Opción sin permanencia · se ofrece siempre: el Cargo por conexión y la Mensualidad que pagaría sin permanencia. El cliente tiene que verla antes de aceptar una.
• Pactar permanencia mínima: solo a cambio de un descuento en el cargo por conexión, hasta 12 meses. Debajo sale la tabla de lo que pagaría si termina en cada periodo.
• Otras condiciones: lo que quieras añadir al texto.

«Guardar borrador» lo deja editable. «Crear y emitir» lo crea y congela el texto de una vez, listo para enviar a firmar.

Un borrador todavía no tiene documento. En su ficha, «Vista previa» te enseña cómo saldría con la plantilla y los datos de hoy del cliente; «Editar» cambia sus condiciones.

«Emitir» congela el texto: toma la versión revisada de la plantilla y los datos del cliente de ese momento, y desde ahí ya no se corrige. Lo que el cliente firma es exactamente lo que se emitió, aunque después cambies la plantilla.

«Enviar a firmar» le manda al cliente, al correo y con la marca de tu empresa, un enlace que dura 7 días. Si no firma, se le recuerda a los 2 y a los 5 días con el mismo enlace. En la ficha, cada solicitud se puede «Reenviar» o «Revocar».

En su celular, el cliente pasa por estos pasos:

• Comprueba que eres tú: escribe su número de documento.
• Código por WhatsApp, si tu plantilla del código está aprobada.
• Lee el documento.
• Antes de firmar: acepta los textos que hacen falta (el acuerdo de firma electrónica y la autorización de datos). Ninguna casilla viene marcada.
• Firma: su nombre completo y su firma con el dedo.

Al terminar ve «Quedó firmado» y le llega por correo el PDF con una hoja final de evidencia. Si no quiere firmar, dice por qué, y tu empresa queda avisada.

Si el cliente está delante, no hace falta el correo. En la orden de trabajo del servicio, «Tomar firma» abre la firma en el mismo teléfono para pasárselo al cliente: lee, acepta y firma con el dedo. En las actas firman los dos, primero el cliente y después el técnico.

Mientras haya una firma en persona abierta, el enlace por correo no sale: si la quieres mandar por correo, revoca antes la de en persona.

Para comprobar que quien firma es el titular, el enlace puede pedir además un código que le llega por WhatsApp. Ese código sale con una plantilla de autenticación de tu cuenta de WhatsApp, que Meta tiene que aprobar. Se crea con un clic en Configuración › WhatsApp, tarjeta «Código de firma por WhatsApp», donde ves si está sin crear, en revisión, rechazada o aprobada.

Mientras no esté aprobada, tus clientes firman solo con su número de documento, y Contratos te lo avisa arriba de la lista. Meta solo la aprueba si tu negocio está verificado en Meta.

Clic en un contrato abre su ficha. Arriba, el número, el cliente, el plan y la dirección, con los botones que tocan según su estado. Debajo:

• Documento: el PDF emitido, o la vista previa si es un borrador.
• Condiciones: plazo, prórroga y lo pactado.
• Firmas, con la evidencia resumida, y Solicitudes de firma: firmante, canal, estado y vencimiento.
• Mensajes al cliente: lo que salió hacia él y, si no salió, por qué.
• Permanencia, Equipos en comodato y Actas del servicio.

Vigentes es la lista de los contratos activos, con su vigencia (cuándo vence, si tiene prórroga automática o una prórroga aceptada en papel) y su permanencia. «Sin permanencia» quiere decir que terminar hoy no le cuesta nada al cliente.

Por vencer es la misma lista, solo con los que terminan en los próximos 60 días. Es tu aviso para decidir a tiempo: renovar, avisar que no renuevas o dejar correr la prórroga.

«Renovar» abre la renovación: deja los campos vacíos para renovar con los mismos términos, o cambia lo que haga falta, y pulsa «Crear renovación». Nace un borrador que, cuando el cliente lo firme, reemplaza al contrato actual; el viejo pasa a Terminados como reemplazado, enlazado a su renovación.

Una renovación nunca lleva permanencia mínima: la ley no la permite.

«No renovar» le escribe al cliente que la empresa no renueva el contrato. Termina el día que acaba su plazo, sin penalidad para él.

La ley exige al menos un mes de preaviso. Pasado ese plazo el botón no desaparece: queda apagado y te explica por qué.

Si el cliente aceptó la prórroga automática al firmar y después pide quitarla, «Quitar prórroga» lo registra con cómo y cuándo lo pidió. Si tiene correo, se le confirma por correo y el panel te dice si salió; si no, avísale tú por otro medio. La constancia queda en el contrato.

En un contrato registrado en papel este botón no sale: la plataforma solo prorroga lo que el cliente firmó en ella.

La permanencia mínima es el tiempo que el cliente se compromete a quedarse a cambio de un descuento en el cargo por conexión. La tarjeta Permanencia de la ficha enseña ese descuento, la oferta sin permanencia que siempre se le hizo y la tabla de lo que pagaría si termina en cada periodo, con el de hoy marcado.

Al dar de baja un servicio ves antes esa penalidad y los equipos por recoger. El contrato se termina solo con la baja. La penalidad queda calculada y guardada, pero no se cobra desde aquí: si la cobras, hazlo con una factura en Cobros.

«Anular» cancela un borrador o un contrato que todavía no se ha firmado, con su motivo: las solicitudes de firma vivas se revocan. No se borra: queda en Terminados como anulado. Un contrato firmado ya no se puede anular.

La pestaña Terminados filtra por motivo: Terminados (acabó su plazo o se dio de baja), Reemplazados (los sucedió una renovación) y Anulados (nunca llegaron a tener vigencia).

Un acta de entrega registra los equipos que se le dejan al cliente con sus seriales; un acta de retiro, qué devolvió y qué no, y por qué. Se levantan y se firman en la orden de trabajo, durante la visita.

Hay dos actas de entrega: la de comodato, para lo que sigue siendo tuyo y el cliente devuelve al terminar, y la de venta («Entrega de venta»), para lo que el cliente compró y es suyo desde ese día. Se elige sola por el tipo de orden.

La pestaña Actas las junta todas. Se filtran por Todas, Por firmar, Firmadas, No firmó (se negó delante del técnico, que deja constancia) o Cliente ausente (solo en retiros). «No devuelto» suma en pesos lo que un retiro no trajo, la columna PDF descarga el documento y el clic abre la orden de la que salió.

Si el cliente trae la antena o el router a tu oficina, no hace falta una orden. En Campo › Inventario › Comodato, «Recibir con acta» levanta el acta de mostrador del servicio.

Se trabaja entera en la misma ventana: marcas cada equipo como «Devuelto» o «No devuelto» con su estado, «Emitir acta», «Tomar firma del cliente» (o «El cliente no firma»), «Tomar firma de quien recibe» y, ya firmada, «Aplicar al inventario», que la deja en la bodega de retiros. Las de mostrador también se abren desde la pestaña Actas.

Cada documento sale de una plantilla: el Contrato de servicio, el Acta de entrega en comodato, el Acta de entrega de venta, el Acta de retiro, el Acuerdo de firma electrónica y la Autorización de tratamiento de datos. Llegan con un texto base, como borradores pendientes de revisión.

«Nueva plantilla» parte del Texto base de su tipo o de Copiar otra. En su editor:

• El texto lleva variables entre llaves dobles que se llenan al emitir. «Insertar variable», teclear «{{» o arrastrar desde el panel de Variables.
• Vista previa con datos de ejemplo o con un servicio real, sin guardar.
• Publicar versión: guarda tu texto como una versión nueva, numerada y sin revisar.
• Marcar como revisada: declara que una persona (tu abogado) leyó esa versión. Sin ella no se emite nada con la plantilla.
• Usar por defecto, Archivar y el historial de Versiones, desde donde se restaura una anterior.

Si un tipo de documento no tiene plantilla por defecto, un aviso rojo lo dice: de ese tipo no se emite ni se firma nada.

Si tus clientes ya tienen contrato firmado en papel (o en tu sistema anterior), «Registrar contrato en papel» lo da de alta: nace vigente y sin firma aquí, y el papel se sigue guardando donde esté.

Pide el cliente y el servicio, el Inicio y el Plazo. Si tenía permanencia, marca «Tiene permanencia mínima» con la que le queda (meses, descuento, desde, hasta, cargo por conexión). Si aceptó la prórroga automática en el papel, márcalo y di dónde consta: queda como prueba, pero aquí no se prorroga sola; al vencer se le pide firmar la renovación o te avisamos.

«Registrar y seguir» deja el formulario listo para el siguiente; «Registrar» abre el que acabas de crear.

Sin que nadie lo pulse:

• Si el cliente no firma, se le recuerda a los 2 y a los 5 días.
• Al quedar firmado, le llega la copia en PDF. Si firmó sin correo, sale sola en cuanto le añades uno en su ficha.
• Un contrato que vence sin prórroga ni renovación sigue vigente, y te avisamos.
• Los avisos a tu empresa le llegan al propietario; si no tiene correo, quedan en la campana.
• Al dar de baja un servicio, su contrato se termina y sus equipos quedan por recuperar.

Cuatro cosas existen pero nacen apagadas; pídele a soporte que las encienda si las quieres: actas obligatorias para cerrar una instalación o un retiro, la prórroga automática de los contratos que la aceptaron al firmar, la solicitud de firma de la renovación antes del vencimiento y la orden de retiro automática al dar de baja un servicio con equipos.