Órdenes de trabajo

Se llega desde Tickets, con el selector de arriba: Órdenes de trabajo. Es la tabla de todas las órdenes de la empresa, de cincuenta en cincuenta, con un clic en la fila para abrir la orden.

Cada fila dice la orden (OT-000884), el tipo, el cliente o el sitio con su dirección, el técnico, la ventana horaria, la prioridad y el estado. Si el día del técnico se corrió, debajo de la hora va en qué está la hora nueva con el cliente: «Esperando respuesta», «Confirmó», «No contestó: queda la hora nueva» o «Por reubicar».

Lo que agendó la IA y nadie ha tomado sale por tomar, sin cliente ni dirección.

La pestaña Kanban reparte las órdenes en cuatro columnas, con cuántas hay en cada una. Cada tarjeta dice la referencia, la prioridad, el tipo, el cliente o el sitio, el técnico y la ventana. Un clic abre la orden.

Las tarjetas no se arrastran: el estado de una orden cambia desde su ficha, donde se decide a quién se asigna o por qué se cierra.

La pestaña Agenda pinta un día de trabajo con una fila por persona (los técnicos y el NOC, y detrás el administrador y el dueño) y las horas de la jornada de izquierda a derecha. Lo que no tiene a nadie queda aparte, debajo, en Sin asignar.

Cada orden es un bloque del tamaño de lo que tarda, colocado según cómo va el día de verdad y no solo según lo agendado. La raya de color es la hora de ahora; la raya punteada detrás de una orden es el traslado hasta la siguiente, y la franja rayada, la pausa. Las cerradas se ven apagadas donde se hicieron. Un clic en un bloque abre la orden.

Arriba, lo que pide atención: cuántas órdenes van tarde, a qué clientes hay que llamar, cuántas ya no caben hoy, cuántas esperan respuesta del cliente y cuántas se movieron. Si no hay nada, dice «Todo va a su hora».

Cuando una instalación se complica, el resto del día del técnico se corre. «Correr el día» lo hace de una vez: eliges Desde qué orden (la que está en curso o la siguiente), cuánto más tarda o cuánto más tarde llega, y el motivo. «Ver qué se corre» enseña antes de mover nada qué órdenes cambian de hora, cuáles pasan a otro día y por dónde se le avisa a cada cliente.

Las horas que eligió el cliente no se mueven: las demás pasan por detrás. Lo que ya no cabe antes de la salida pasa al primer hueco de los días siguientes, del mismo técnico o de otra persona. Solo se corre el día de hoy.

Está en la fila de cada persona en la Agenda y en «Cuándo llega» de la orden en curso o la siguiente.

«Nueva orden», arriba a la derecha, abre la ventana Nueva orden de trabajo. Eliges el Tipo y la Prioridad, y después el Cliente (o el Sitio, si es un mantenimiento de nodo). Del cliente se toma su servicio activo y su dirección.

Una Instalación solo la abre quien puede repartir el trabajo: con ella, el técnico activa el servicio y deja al cliente en la red desde su orden. Sin ese permiso sale desactivada.

Si puedes asignar, el campo Técnico te ordena a las personas por cercanía al cliente y por carga del día, con el porqué escrito («3,1 km, carga 2/4»). Al elegir a alguien, Desde propone su primer hueco de hoy contando el traslado, y Lo que tarda sale del Horario según el tipo. Si esa persona ya tiene algo a esa hora, se avisa antes de crear.

En Notas va lo que el técnico necesita saber antes de llegar. «Crear orden» la guarda. Sin técnico («Dejarla pendiente») queda en la bolsa común para quien reparte.

Cada tipo trae su checklist, su duración en la agenda y sus actas:

• Instalación: conectar a un cliente nuevo. Deja los equipos en comodato y activa su servicio al cerrar.
• Visita técnica: ir a mirar una falla. Casi siempre sale de un ticket.
• Cambio de equipo: cambiar la ONU, la antena o el router. Lleva acta de retiro de la pieza vieja y de entrega de la nueva.
• Retiro: recoger los equipos de quien se va. Lleva acta de retiro.
• Entrega o instalación: llevar lo que el cliente compró (cámaras, un router). Es suyo: no queda en comodato, y su acta es de venta.
• Mantenimiento de nodo: trabajo en una torre o un gabinete, sin cliente.
• Cobro: pasar a cobrar a domicilio.
• Estudio de cobertura: ir a mirar si le llega el servicio a alguien que todavía no es cliente. Lo crea Ventas, no esta ventana.

Una visita que agenda la IA por WhatsApp nace por tomar: sin técnico y difuminada. Se ve su tipo y su hora, pero no para quién ni dónde. Al abrirla sale «La abrió la IA y nadie la ha tomado» con el botón «Tomar esta orden»: al pulsarlo queda a tu nombre y se abre entera. Si otra persona se adelantó, te dice quién.

Una orden sin técnico que no viene de la IA dice «Esta orden no tiene técnico. Si la vas a hacer tú, tómala», con el mismo botón.

Quien reparte el trabajo puede dársela a alguien sin abrirla, con «Reprogramar o reasignar».

En la tarjeta Estado de la orden, el botón dice «Reprogramar», o «Reprogramar o reasignar» si puedes asignar. Abre Reprogramar la visita: Desde, Hasta y Técnico, con los candidatos ordenados por cercanía y carga del día que elijas. Dejarlo en «Devolverla a la bolsa común» la deja sin técnico. Si esa persona ya tiene algo a esa hora, se avisa antes de guardar.

Si la visita es en casa de un cliente o un prospecto y cambia la hora de llegada, decides con «Avisar al cliente de la hora nueva» si se le pregunta si le sirve. Al lado dice por dónde le llegaría: WhatsApp si escribió en las últimas 24 horas, correo, o que hay que llamarlo.

Cuando se crea una orden con técnico, se le asigna, se le pasa a otra persona o se le cambia la hora, a esa persona le llega un aviso en la campana del panel y por correo, también cuando la asigna la IA. Si usa la app de campo, le llega también al teléfono, aunque la app esté cerrada.

El aviso lleva solo los datos de la orden (tipo, número, para quién, dónde y cuándo), nunca las notas ni lo que escribió el cliente. A quien se la asigna a sí mismo no le escribe, y reasignar a la misma persona sin cambiar nada no repite el correo.

Una visita de la IA por tomar avisa a los técnicos activos y a quien reparte, sin decir para quién es ni dónde.

En la ficha de una orden con hora y con cliente o prospecto, la tarjeta Aviso de la visita tiene «Avisar por WhatsApp» y «Avisar por correo». Le confirma a quien recibe la visita el día, la hora y quién va, a nombre de tu empresa, y dice si le llegó o por qué no, para que lo llames.

Por WhatsApp, a quien escribió en las últimas 24 horas le llega como mensaje de la conversación; a un cliente fuera de esa ventana, con la plantilla «Visita técnica agendada» de tu cuenta. A un prospecto que no ha escrito no se le escribe primero: por correo, o llamándolo. Con «Avisar por correo» puedes escribir otro correo, o dejarlo vacío para usar el que tenga guardado.

Se abre con un clic en la lista, el kanban o la agenda. Arriba, «OT-000884 · Instalación», el cliente, el técnico y la ventana, con «Marcar en curso» (que el técnico ya está en el sitio) y el botón de cerrar.

A la izquierda, de arriba abajo: el Diagnóstico remoto si la visita la pidió la IA (la causa probable y en qué se basa, la última lectura del equipo de la casa, los reinicios que se intentaron y lo que dijo el cliente) o las Notas del caso; el Checklist; las Actas de equipos; Equipos y materiales, y la Bitácora.

A la derecha: Estado (prioridad, técnico, ventana, «Lo que tarda» y dirección, con «Reprogramar»), Cuándo llega, el Equipo del cliente (su ONU, antena o router en vivo, mientras la orden está abierta), el Aviso de la visita y la Verificación automática.

El Checklist son los pasos que el técnico va marcando, con una barra de cuántos lleva. Vienen de la plantilla del tipo de orden. Un paso puede pedir una prueba:

• foto, escaneo (el serial o el código de un equipo) o medición (la potencia óptica, por ejemplo): se marcan desde la app del técnico, que es la que toma la prueba. En el panel salen con «· en la app».
• firma: se marca sola al firmar, o con «Tomar firma» desde el panel.
• Los que no piden prueba se marcan con su casilla, aquí o en la app.

Un paso obligatorio sin marcar no impide cerrar, pero pide un motivo para hacerlo.

En Equipos y materiales se ve lo que el técnico apuntó: cada equipo con su serial y lo que se cuenta por cantidad (metros de cable, conectores). Se apunta desde la app del técnico, escaneando o eligiendo de lo que lleva en su vehículo.

Nada se descuenta mientras la orden está abierta. Al cerrarla, el material sale del almacén del técnico asignado (normalmente su vehículo), queda en casa del cliente o en el sitio, y el movimiento queda en el kardex. Lo gastado sale con «· gastado».

Un acta dice qué equipos se le entregan al cliente (en comodato o vendidos) o qué equipos vuelven a la empresa, y la firman el cliente y el técnico. La orden ofrece el botón que toca: «Crear acta de entrega» en una instalación o una entrega, «Crear acta de retiro» en un retiro, y las dos en un cambio de equipo.

En borrador se marca cada equipo con su estado, o si volvió («Devuelto» / «No devuelto»), y en un retiro se puede «Añadir equipo no previsto». «Emitir acta» la congela: ya no se cambia lo que dice. Después, «Tomar firma» abre la firma a pantalla completa en el mismo equipo para pasárselo al cliente, y «Tomar firma del técnico» cuando falta la suya.

Si el cliente no puede o no quiere firmar, «El cliente no firma» (y en un retiro, «Cliente ausente») dejan una constancia firmada por el técnico con lo que pasó.

La tarjeta Cuándo llega dice a qué hora llega el técnico según cómo va su día y cuánto va tarde. Si el día se corrió, Con el cliente dice en qué va la hora nueva: «Esperando respuesta», «Confirmó», «No contestó: queda la hora nueva» o «Por reubicar». Si no hubo cómo avisarle, sale su teléfono para llamarlo.

Si te contesta por teléfono, apúntalo: «Le sirve» deja la hora confirmada; «Necesita otra hora» la deja por reubicar y su técnico se entera. Queda en la bitácora con tu nombre.

Una hora que eligió el cliente se marca así y no se mueve cuando el día se corre.

Se creó, se asignó, se corrió porque otra se alargó, se le avisó al cliente y qué contestó, se activó el servicio, se cerró: todo con quién y cuándo. Enseña lo último; «Ver las N anteriores» despliega el resto. Lo que escribió el cliente no está aquí: está en su conversación.

«Cerrar con verificación» le pregunta a la red, por la conexión segura con tus routers, si la sesión del cliente está activa, si la señal de su equipo está en rango y si responde. Si algo falla, la orden vuelve a En curso con el porqué escrito y no se descuenta nada: la ONU sigue en la mano del técnico. Si pasa, el material sale de su almacén, queda en casa del cliente, entra en comodato y queda en el kardex.

La señal se juzga por la tecnología: en fibra, por debajo de −27 dBm no cierra; en radio, una señal baja es un aviso y no bloquea. Lo que no se pudo leer (el router no responde) no bloquea: la orden se cierra y queda escrito que no se comprobó. El resultado sale en Verificación automática: sesión, señal y ping.

Si quedan pasos obligatorios sin marcar, pide un motivo para cerrar igual.

La pestaña Horario dice cuándo trabaja tu equipo de campo y cuánto ocupa cada orden. Con eso la agenda sabe qué horas ofrecer, la IA ofrece horas libres por WhatsApp y Ventas agenda estudios sin llenar el día de más. Abajo, «Así queda» te dice a qué horas se puede empezar una instalación con lo que pusiste.

La pestaña Plantillas enseña el checklist de cada tipo de orden: sus pasos, cuáles son obligatorios y qué prueba piden (foto, escaneo, medición o firma). La de cada tipo marcada «· por defecto» es la que reciben las órdenes nuevas.

Tu empresa arranca con las de la plataforma: Instalación de fibra (confirmar identidad, foto de la acometida, escanear la ONU, medir la potencia, foto del equipo, firma del acta…), Cambio de equipo, Visita técnica, Retiro de servicio y Mantenimiento de nodo.

La pestaña Rendimiento dice, por técnico, las órdenes Cerradas en el periodo, las Órdenes/día, la Duración media y los Reprocesos: las que volvieron a abrirse a los pocos días. Van juntos a propósito: cerrar mucho y rápido no dice nada bueno si buena parte vuelve.

Se calcula sobre órdenes cerradas. Sin ninguna, la pantalla lo dice en vez de enseñar ceros.