Inventario

Un artículo es un tipo de cosa: «ONU GPON con WiFi», «Cable drop de fibra». La pestaña Artículos es el catálogo de tu empresa con, por cada uno, su código, su categoría, su Stock, su Mínimo y cuánto anda En técnicos (en un vehículo y no en la bodega).

El stock cuenta lo que tienes para usar: lo que está en una bodega o en un vehículo. No cuenta lo instalado en casa de clientes ni lo que volvió y espera inspección. Sube y baja solo con cada movimiento: aquí no se edita a mano. Cuando cae por debajo del mínimo, la celda del stock sale en rojo con «· bajo mínimo».

El buscador filtra por nombre, código o modelo al pulsar Enter.

Una unidad es una pieza concreta de un artículo que se cuenta pieza a pieza: la ONU con el serial ZTEG1234. La pestaña Unidades las lista con su serial, su artículo, su MAC y su estado, y al lado dónde quedó: el almacén, el técnico o el cliente en el que está instalada.

Se busca por serial, MAC o artículo, también escaneando. El filtro de arriba separa las más buscadas: En bodega, Con un técnico, Instaladas, Por recuperar y RMA.

Un almacén es donde se guarda el material. Un movimiento va de un almacén a otro, así que sin ellos no hay nada que mover. La pestaña Almacenes los muestra como tarjetas: la cifra grande son las piezas con serial y, debajo, cuántos artículos a granel guarda.

«Nuevo almacén» crea uno de tres tipos:

• Oficina: la bodega, de donde sale todo lo demás.
• Vehículo: la camioneta o la moto de un técnico. Pide de quién es, y cada persona tiene uno solo.
• Sitio: lo que se deja guardado en una torre o un nodo de tu red.

La Bodega de retiros, donde espera lo que vuelve de los clientes, no se crea a mano: la crea el sistema la primera vez que hace falta.

El kardex es el libro del inventario: cada línea dice la fecha, el tipo de movimiento, qué se movió, de dónde a dónde y quién lo hizo. No se edita ni se borra: un error se corrige con otro movimiento, como en cualquier libro.

El filtro de arriba elige el tipo: Entrada, Traslado, Asignación, Devolución, RMA, Baja, Ajuste o Recuperación de comodato. Los que nacen solos (la instalación al cerrar una orden, la recuperación al aplicar un acta de retiro) también salen en la lista, en «Todos».

«Registrar movimiento» abre la ventana para mover existencias a mano. Primero el tipo, que decide si pide origen, destino o los dos:

• Traslado: de un almacén a otro.
• Asignación: cargar material en el vehículo de un técnico.
• Devolución: vuelve al almacén lo que no se usó.
• RMA: sale hacia el proveedor por garantía.
• Entrada: lo que acaba de llegar del proveedor entra a un almacén.
• Baja: se rompió, se perdió o se robó; deja de contar.

Después escaneas o escribes el serial, la MAC o el código y pulsas Enter: la ventana dice qué es y dónde está, y «Añadir» lo pone en la lista. Lo que se cuenta por cantidad pide cuánto. Eliges Origen y Destino, una nota si quieres, y el botón dice lo que vas a hacer: «Registrar traslado», «Registrar asignación»…

La mayoría de los movimientos no los registra nadie a mano:

• Al cerrar una instalación, un cambio de equipo o una entrega, el material que el técnico apuntó en la orden sale de su vehículo y queda en casa del cliente (o en el sitio, si es un mantenimiento de nodo). Cada pieza con serial que se queda en casa del cliente entra en comodato. Si la verificación falla, no se mueve nada.
• Al recibir una compra, lo que llegó entra en la bodega que dice la orden.
• Al aplicar un acta de retiro, lo que volvió sale del cliente y espera inspección.
• Al dar de baja un servicio, sus equipos en comodato quedan Por recuperar.

Cada uno deja su línea en el kardex, con la orden o el acta que lo causó.

La pestaña Órdenes de compra muestra cada pedido como tarjeta: su número (OC-0001), el proveedor, el total, los renglones, a qué bodega llega y su estado: Pedida, Recibida en parte (algo sigue en camino) o Recibida. El botón «Recibir» (o «Ver», si no puedes recibirla o ya llegó todo) abre su ficha.

«Nueva orden de compra» pide el Proveedor (opcional), a qué bodega Llega a (no se cambia después), para cuándo se espera y un renglón por artículo con cantidad y precio. «Añadir renglón» suma otro; abajo va el total. «Crear orden» la guarda y abre su ficha.

La ficha de una orden de compra muestra cada renglón con lo pedido, lo recibido y lo que falta. Para lo que se cuenta por cantidad, escribe cuánto Llegaron. Para lo que lleva serial, escanea o teclea cada pieza (y su MAC si quieres) con «Añadir serial». «Registrar recepción» lo mete en la bodega de la orden.

Se puede recibir en varias veces: lo que falte queda pendiente y la orden sale Recibida en parte. Cuando entra todo pasa a Recibida y ya no admite más: lo que llegue de más se registra como un movimiento aparte.

La pestaña Proveedores lista a quién le compras, con su NIT, su contacto y su correo, también los inactivos. «Nuevo proveedor» solo exige el nombre; lo demás (NIT o documento, contacto, teléfono, correo, dirección) es la libreta del almacenista.

«Editar» cambia sus datos o desmarca «Sigue activo»: un proveedor inactivo deja de ofrecerse en una orden nueva, pero las que ya existen conservan su nombre.

El comodato es el préstamo de un equipo: la ONU o el router siguen siendo de tu empresa aunque estén en casa del cliente. Nace solo al cerrar la instalación, con el serial y el cliente. La pestaña Comodato los lista con el cliente, el equipo, cuándo se entregó y su estado.

Por defecto ves Por recuperar: lo que hay que ir a buscar porque el cliente se dio de baja o se cerró un retiro sin el equipo. También Activos (lo prestado que está en casas de clientes), Recuperados, Perdidos y Vendidos, que es lo que el cliente compró y ya no es de tu empresa (ver «Lo vendido y su entrega»).

Cuando el equipo vuelve, se cierra el comodato. Lo normal es «Recibir con acta»; si no hay cliente delante, «Recuperado» lo cierra sin firma.

«Recibir con acta», en la fila del comodato, levanta el acta de retiro de mostrador del servicio con todos sus equipos en comodato (o retoma la que haya a medias). Marcas qué volvió y en qué estado, puedes «Añadir equipo no previsto», y «Emitir acta» la congela.

Después se firma con el cliente delante: «Tomar firma del cliente» y «Tomar firma de quien recibe», o «El cliente no firma». Por último, «Aplicar al inventario»: lo devuelto sale del cliente y entra por inspeccionar a la bodega de retiros, los comodatos devueltos quedan Recuperados y lo que no volvió sigue Por recuperar con el acta que lo dice.

Un equipo que vuelve de casa de un cliente puede volver bueno, dañado o sin fuente. Por eso no cuenta como existencia hasta que alguien lo inspecciona. La pestaña Retiros tiene arriba una tarjeta por bodega de retiros y por vehículo, con cuánto le falta inspeccionar; un clic en una deja ver solo lo suyo.

La tabla dice el equipo, el acta, el cliente, el técnico, la fecha, cómo se declaró en el acta (Nuevo, Buen estado, Dañado, Incompleto), dónde está y la inspección. Por defecto ves Por inspeccionar; también Inspeccionado y Todo.

Cuando vendes un equipo (unas cámaras, el router que el cliente pagó), se entrega con una orden de trabajo de tipo Entrega o instalación: sale sola al cerrar la venta desde una cotización aceptada en Ventas, o se crea a mano. Lleva los artículos como material y su acta es el «Acta de entrega de venta», que dice que los productos son del cliente.

Al cerrarla con «Cerrar la entrega», lo vendido sale del almacén del técnico y queda en casa del cliente, apuntado con su serial como vendido: la baja del servicio y el retiro no lo reclaman.

En la pestaña Comodato, lo vendido tiene su propio filtro, Vendidos, y no se mezcla con lo prestado de Activos. Su estado dice Vendido mientras sigue apuntado en casa del cliente; no se recupera a una bodega ni se da por perdido, porque es suyo.

Su botón es «Cerrar venta»: da el equipo de baja y deja de contar como existencia de tu empresa. La fila sigue en Vendidos, con el estado Venta cerrada. Hace falta, por ejemplo, para poder borrar los datos de ese cliente.