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ISP CopilotManual
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Flujos

Cómo se conecta todo

Nada en ISP Copilot trabaja solo. Una venta se vuelve orden de instalación, un pago reactiva el servicio, una caída avisa a los clientes. Aquí está cada proceso de punta a punta, con quién hace cada paso.

Quién hace cada paso:TúTu equipoEl técnicoTu clienteLa IAEl sistema, solo

Flujo 1 · 10 pasos · 5 actores

De interesado a cliente navegando

Alguien pregunta por WhatsApp y termina con internet en su casa: la venta, la cotización, el contrato y la instalación.

  1. 1Tu clientePregunta por los planesEscribe a tu WhatsApp, muchas veces desde un anuncio.Vender por WhatsApp
  2. 2La IALe dice qué le llegaLe pide la ubicación y le ofrece solo los planes que se venden donde vive.Dónde se vende cada plan
  3. 3La IALo registra en VentasQueda como prospecto, con su conversación y el anuncio de donde vino.La IA que vende por WhatsApp
  4. 4Tu equipoConfirma la cobertura si hace faltaSi está en el borde, el técnico va a mirar y la respuesta vuelve sola a la venta.Agendar el estudio de cobertura
  5. 5La IALe manda la cotizaciónPlan, instalación y adicionales en un enlace que se abre en el celular.Cotizar
  6. 6Tu clienteAceptaDesde la página de la cotización; a ti te llega el aviso.Lo que ve la persona en su cotización
  7. 7Tu equipoLo convierte en clienteEl alta se abre con sus datos y el plan aceptado ya puestos.Convertir en cliente
  8. 8Tu clienteFirma el contratoLe llega el enlace; firma desde el celular con su documento y un código.Enviar a firmar y cómo firma el cliente
  9. 9El sistema, soloNace la orden de instalaciónSi contrató y pagó por el chat, la orden se crea sola al pagar.Cuando la venta se cierra en el chat
  10. 10El técnicoInstala y cierra la ordenLa red comprueba que quedó navegando; el servicio pasa a activo y se factura.Cerrar con verificación

Flujo 2 · 11 pasos · 5 actores

Instalar a un cliente nuevo

De la orden de instalación al servicio activo: el técnico, los equipos de su vehículo, el acta y el cierre que verifica la red.

  1. 1TúCrea la orden de instalaciónCon el cliente, la hora y el técnico; la IA también la agenda tras un pago.Crear una orden
  2. 2El sistema, soloAvisa al técnicoLe llega a la campana, al correo y al teléfono.El técnico se entera
  3. 3El sistema, soloAvisa al clienteLe confirma el día, la hora y quién va, por WhatsApp o correo.Avisar al cliente de la visita
  4. 4Tu equipoCarga el vehículoLo que va a instalar sale de la bodega al almacén del técnico.Registrar un movimiento
  5. 5El técnicoEmpieza la orden en la appSigue los pasos de la orden y toma las fotos, también sin señal.Las órdenes del día
  6. 6El técnicoActiva el servicioVe la clave PPPoE y mira en vivo cómo conecta el equipo del cliente.Configurar el servicio en la instalación
  7. 7Tu clienteFirma el acta de entregaEn el teléfono del técnico: qué equipos quedan en su casa.Firmas y actas en la casa del cliente
  8. 8El técnicoCierra y verificaPulsa cerrar; la red comprueba la sesión y la señal del cliente.Cerrar la orden
  9. 9El sistema, soloSi no conecta, no se cierraLa orden vuelve a «En curso» y no se descuenta nada.Cerrar con verificación
  10. 10El sistema, soloMueve el inventario y el comodatoDescuenta el material del vehículo y deja los equipos prestados a nombre del cliente.Lo que se mueve solo
  11. 11El sistema, soloEl servicio queda activoDesde ahí se vigila y entra en el ciclo de cobro.El ciclo de vida de un servicio

Flujo 3 · 13 pasos · 3 actores

El mes de cobro de un cliente

Lo que pasa solo cada mes, de la cuenta de cobro al corte por mora y la reactivación al pagar, y dónde entras tú.

  1. 1El sistema, soloEmite la cuenta de cobroEl ciclo emite lo de cada cliente el día que le toca, con su enlace de pago.El ciclo de facturación
  2. 2El sistema, soloSe la mandaPor correo con el PDF y, si lo encendiste, por WhatsApp.La cuenta de cobro de cada mes
  3. 3El sistema, soloLe recuerda que pagueLos recordatorios salen según su calendario, antes y después del vencimiento.Recordatorios de pago
  4. 4Tu clientePagaEn línea desde el enlace, en tu caja, al cobrador o por transferencia.El enlace de pago (Wompi: Nequi, PSE, tarjeta)
  5. 5El sistema, soloEl pago encuentra su facturaEl pago en línea se registra y se concilia solo, con su referencia.Referencias de pago y conciliación
  6. 6Tu equipoRegistra lo que llegó por fueraEfectivo o transferencia se anotan en «Registrar pago».Registrar pago
  7. 7El sistema, soloSi no paga, pasa a la carteraVencido el plazo, el cliente aparece en Cartera con lo que debe.Cartera
  8. 8Tu equipoToma una promesa si la hayMientras la promesa esté vigente, no se le corta.Promesas de pago
  9. 9Tu equipoO reparte la deuda en cuotasSi necesita pagar por partes, un acuerdo de pago le da un calendario: mientras paga a tiempo, esa deuda no lo mete en el corte.Acuerdos de pago
  10. 10El sistema, soloLe avisa antes del corteLa víspera y unas horas antes de la hora de corte, dentro del horario de la Ley 2300: nunca en domingo, en festivo ni de noche.Avisos antes del corte
  11. 11El sistema, soloCortaA la hora fijada, según tus reglas, en su router: se queda sin internet, o, si su plantilla corta con «Solo puede pagar», solo puede abrir su página de pago. Un comprobante por validar o un pago en línea que ya empezó en Wompi lo protegen esa noche, y si la lista es desproporcionada la corrida espera tu aprobación.Cortes por mora
  12. 12Tu clientePaga lo que debePor cualquier medio; también mandando el comprobante por WhatsApp.Cuando se le corta el servicio
  13. 13El sistema, soloVuelve soloAl quedar al día, el servicio se reactiva y le llega el aviso, incluso si pagó mientras la corrida cortaba.La reactivación al pagar

Flujo 4 · 7 pasos · 4 actores

El cliente paga por transferencia y manda el comprobante

La captura que llega por WhatsApp: la IA la lee, tu equipo la valida y el servicio vuelve.

  1. 1Tu clientePaga y manda la capturaPor Nequi o transferencia, y envía el pantallazo a tu WhatsApp.Comprobantes de pago por WhatsApp
  2. 2La IALee el comprobanteSaca el medio, el valor, la fecha y la referencia, y los compara con tus cuentas.La IA lee los comprobantes de pago
  3. 3La IAAclara lo que no cuadraSi el valor no es lo que debe, pregunta de quién es el servicio y pide la cédula.Comprobantes de pago por WhatsApp
  4. 4El sistema, soloLo deja por validarQueda en Cobros › Por validar y avisa a la oficina.Comprobantes por validar
  5. 5Tu equipoLo compara con el bancoAprueba, o rechaza avisándole al cliente.Comprobantes por validar
  6. 6El sistema, soloRegistra el pago y avisaLe confirma «Pago recibido» al titular.Lo que le llega al cliente al pagar
  7. 7El sistema, soloReactiva si estaba cortadoSi queda al día, el servicio vuelve solo.La reactivación al pagar

Flujo 5 · 8 pasos · 4 actores

El día de la caja y del cobrador

Abrir la caja con su base, cobrar en la oficina o en la calle, anotar promesas y cerrar cuadrando el efectivo.

  1. 1Tu equipoAbre su cajaCada caja tiene su responsable y empieza con una base.Cajas
  2. 2Tu equipoEl cobrador sigue su rutaEn la app: a quién cobrarle hoy, en qué orden y cuánto lleva.Cartera y ruta del día
  3. 3Tu clientePaga en la oficina o en la puertaEfectivo, transferencia o Bre-B; el pago se aplica a la factura más vieja o, con un acuerdo de pago, en su orden.Registrar un cobro
  4. 4El sistema, soloImprime o manda el reciboEn la impresora térmica o por WhatsApp.El recibo y la impresora térmica
  5. 5Tu equipoAnota lo que no se cobróLa promesa de pago, o la visita sin pago con su motivo y su foto.Promesa de pago y visita sin pago
  6. 6El sistema, soloReactiva a quien pagóUn cliente cortado que queda al día vuelve solo.La reactivación al pagar
  7. 7Tu equipoCierra con arqueoCuenta el efectivo, explica la diferencia si la hay y cierra el turno.Cerrar la caja y cuadrar el día
  8. 8TúRevisa el díaEl resumen de todas las cajas, listo para tu contador.Ingresos

Flujo 6 · 9 pasos · 4 actores

Un cliente escribe por WhatsApp

La IA contesta primero, resuelve lo que puede y le pasa a tu equipo lo que necesita una persona.

  1. 1Tu clienteEscribe a tu númeroLa conversación entra a la bandeja de WhatsApp.La bandeja de conversaciones
  2. 2La IALo reconocePor su número, o pidiéndole cédula y nombre antes de dar datos de una cuenta.Cómo sabe quién le escribe
  3. 3La IARevisa su cuenta y su conexiónY si hay una falla registrada en su zona, se la cuenta.Lo que hace el agente de IA solo
  4. 4La IAResuelve lo que puedeEnlace de pago, promesa, reinicio de la conexión; lo que no puede sola, lo deja pedido.Lo que la IA deja pedido
  5. 5El sistema, soloSi hace falta una persona, se la pasaLa conversación se vuelve ticket con asunto y resumen, y tu equipo recibe el aviso.Cuándo la IA pasa una conversación a una persona
  6. 6Tu equipoLa tomaDesde ese momento la IA no contesta esa conversación.Quién atiende: la IA o una persona
  7. 7Tu equipoContesta y pruebaResponde, deja notas internas, hace ping y le manda la gráfica.Ping y tráfico, con su gráfica
  8. 8Tu clienteDice que ya le funcionaLa conversación queda por cerrar y se cierra sola, o la cierra tu equipo.Cerrar una conversación, y cuándo se cierra sola
  9. 9La IADe noche, cubre a tu equipoFuera del horario contesta también lo que tiene tu equipo, sin quitárselo.Fuera del horario, la IA contesta

Flujo 7 · 9 pasos · 5 actores

Un cliente dice que no tiene internet

De la queja al caso cerrado: el diagnóstico a distancia, la visita si hace falta y la encuesta al final.

  1. 1Tu clienteReporta la fallaEscribe por WhatsApp o llama.La bandeja de conversaciones
  2. 2La IARevisa y reinicia a distanciaMira su sesión y su señal y, si lo permitiste, reinicia su conexión.El agente en el soporte técnico
  3. 3La IASi no se arregla, abre el casoNace el ticket por tomar, con lo que ya revisó.De dónde salen los tickets
  4. 4Tu equipoToma el casoLee el resumen y el diagnóstico que dejó la IA.Tomar lo que abrió la IA
  5. 5Tu equipoBusca por dónde va la fallaSu casa, la sectorial, un enlace o el router: el camino lo dice.El camino hasta el cliente
  6. 6Tu equipoManda al técnico si hace falta«Agendar visita» abre la orden con el diagnóstico remoto.Mandar a un técnico: «Agendar visita»
  7. 7El técnicoDiagnostica en sitio y cierra la ordenCon las herramientas de la app; la red verifica que quedó conectado.Diagnóstico en sitio y equipo de la casa
  8. 8Tu clienteConfirma que ya le sirveEl caso se cierra cuando el cliente lo dice, no antes.Cerrar con encuesta
  9. 9El sistema, soloLe pide su opiniónLa encuesta llega por WhatsApp o queda en el portal.Cerrar con encuesta

Flujo 8 · 10 pasos · 5 actores

Se cae un nodo

Una torre o un router se cae: la alerta agrupada, a quién afecta, lo que la IA les cuenta a tus clientes y cómo se cierra.

  1. 1El sistema, soloDetecta la caídaEl nodo deja de responder y los clientes que cuelgan de él pierden la sesión.Cómo sabe ISP Copilot que un cliente se cayó
  2. 2El sistema, soloAgrupa en una sola alertaLo que cuelga del nodo se pliega bajo la alerta del nodo: una, no cuarenta.Alertas correlacionadas
  3. 3TúMira a quién afectaCuántos clientes y servicios arrastra, para decidir qué hacer primero.Ver a quién afecta
  4. 4TúResponde si el nodo tiene internetTu respuesta decide si sus clientes quedan marcados sin servicio.¿Este nodo tiene internet?
  5. 5TúRegistra el eventoQué pasa, a quién afecta y hasta cuándo, en palabras de cliente.Nuevo evento: una falla, un mantenimiento o un aviso
  6. 6La IASe lo cuenta a quien preguntaA los afectados que escriben, sin dejar de revisar la conexión de cada uno.Cómo lo cuenta la IA a tus clientes
  7. 7Tu equipoJunta los casosDeclara la caída masiva y cuelga de ella los casos que abrieron los clientes.Caída masiva
  8. 8El técnicoVa al nodoCon una orden de mantenimiento, o pidiendo permiso para reiniciar desde la app.Pedir permiso: reiniciar un router, probar cables, ver claves
  9. 9El sistema, soloVe que volvióEl nodo responde y la alerta se resuelve; las caídas quedan en el informe.La bandeja de alertas
  10. 10Tu equipoCierra los casos de una vezLos que colgaban de la caída masiva se cierran juntos.Caída masiva

Flujo 9 · 12 pasos · 3 actores

Mudarte desde tu sistema anterior

De Mikrowisp, WispHub o un Excel a ISP Copilot sin que tus clientes lo noten: congelar, comparar, importar, revisar y soltar.

  1. 1TúConecta tus routersPrimero la red: la plataforma necesita leer lo que hay de verdad.Conectar una MikroTik
  2. 2TúCongela la redLa plataforma lee tus routers pero no les escribe nada mientras te mudas.Congelar la red mientras te mudas
  3. 3El sistema, soloCompara tu sistema con tu redQuién está de verdad en tus routers, cómo moldeas y dónde no cuadra.Comparar tu sistema con tu red
  4. 4TúTrae la baseConectando tu Mikrowisp o subiendo el archivo de tu sistema.De dónde traes los clientes
  5. 5La IAReconoce las columnasPropone qué dato trae cada columna; tú confirmas.Qué es cada columna, y la IA que las reconoce
  6. 6El sistema, soloCrea los planes que faltanDe lo que pagan tus clientes salen los planes, con su precio y sus megas.Los planes que faltan se crean solos
  7. 7TúRevisa y aplicaVes qué entra y qué no antes de crear nada.Revisar las filas y aplicar
  8. 8TúArregla lo que no entróCada fila con su motivo: corregir, descartar o «misma persona», y reintentar.Arreglar lo que no entró y reintentar
  9. 9TúTrae lo que te debenLa cartera de apertura: se ve y se cobra, sin cortar a nadie.La deuda que traes: cartera de apertura
  10. 10TúSigue su ciclo de cobroEl mismo día que cobrabas, sin cobrar dos veces un mes.Seguir el ciclo de cobro de tu gestor anterior
  11. 11TúAprueba lo que se escribiríaPor páginas, lo que la plataforma tiene que escribir en el router de los migrados.Lo que la plataforma escribiría en tus routers
  12. 12TúDescongelaDesde ahí la plataforma corta, reactiva y cambia planes en tus routers.La red congelada: mira, pero no toca

Flujo 10 · 6 pasos · 4 actores

Dar de baja y recuperar los equipos

Un cliente se va: la baja en el router, la orden de retiro, el acta de lo que volvió y la revisión en bodega.

  1. 1TúDa de baja el servicioSale del router y deja de cobrarse; su historia se conserva.Dar de baja un servicio
  2. 2El sistema, soloSus equipos quedan por recuperarLo prestado sigue a su nombre hasta que vuelva.Comodato
  3. 3Tu equipoAgenda el retiroUna orden de tipo Retiro, con su técnico y su hora.Crear una orden
  4. 4El técnicoRecoge y marca qué volvióEl cliente firma el acta de retiro en el teléfono.Firmas y actas en la casa del cliente
  5. 5El sistema, soloLo devuelto espera revisiónNo cuenta como existencia hasta que alguien lo inspecciona.Retiros: lo que volvió y espera inspección
  6. 6Tu equipoLo recibe e inspeccionaVuelve a la bodega, a garantía o de baja.Retiros: lo que volvió y espera inspección

Flujo 11 · 7 pasos · 3 actores

Cerrar el mes con tu contador

Lo que entró llega solo desde Cobros; tú registras lo que salió y bajas los reportes que pide el contador.

  1. 1El sistema, soloLos ingresos ya estánCada pago, factura y caja de Cobros llega sola a Contabilidad, sin registrarla dos veces.Lo que lee de Cobros
  2. 2El sistema, soloLos gastos fijos se anotan solosEl arriendo, el tránsito IP o la nómina quedan por pagar unos días antes de vencer.Gastos que se repiten
  3. 3Tu equipoRegistra los demás gastosCon su factura, su IVA, sus retenciones y el comprobante del pago.Gastos
  4. 4Tu equipoPaga lo que está por pagarLo vencido y lo que viene, semana a semana.Por pagar
  5. 5TúMira si el negocio ganaLos ingresos, menos lo que cuesta prestar el servicio, menos los gastos.Estado de resultados
  6. 6TúRevisa los impuestosEl IVA del periodo, las retenciones y la estimación de lo demás.Impuestos
  7. 7TúBaja los reportesResultados, flujo de caja, cartera, cajas y libros, en Excel y PDF.Reportes para el contador

Flujo 12 · 6 pasos · 3 actores

Revisar y reparar la configuración de un router

La IA revisa la MikroTik, ordena lo que está mal y propone el arreglo; tú lo simulas, lo confirmas y, si algo sale mal, se deshace.

  1. 1TúPide la auditoríaDesde la ficha del router; analizar con IA gasta créditos.Auditoría de la configuración con IA
  2. 2La IAExplica los hallazgosLas reglas juzgan la configuración y la IA dice qué arreglar primero.La auditoría de routers con IA
  3. 3TúElige qué repararSe abre una sesión de cambios con el arreglo propuesto.Reparar con sesiones de cambios
  4. 4El sistema, soloGuarda un respaldo antesLa configuración de antes queda guardada para volver a ella.Respaldos de la configuración
  5. 5TúSimula, confirma y publicaPaso a paso; en modo seguro, si no publicas a tiempo el router deshace solo.Reparar con sesiones de cambios
  6. 6El sistema, soloQueda en el historialQuién cambió qué y por qué; la siguiente auditoría dice qué pasó con cada hallazgo.Historial del router