Contabilidad

Contabilidad no tiene un botón para registrar ingresos, y es a propósito. Lo que entra ya está en Cobros:

• Los pagos (por caja, por el enlace, por un comprobante aprobado, por el cobrador) son lo que entró, con su forma de pago (efectivo, transferencia, Bre-B, tarjeta, PSE, Nequi) y su tipo de pago (en caja, cobrador en campo, en línea, registrado en oficina).
• Las facturas son lo vendido, sin IVA: el ingreso del estado de resultados.
• La cartera y los turnos de caja se ven en Ingresos, tal como están en Cobros.

Para corregir un ingreso se corrige en Cobros (anulando el pago o la factura). Lo anulado sigue contando en su mes y resta el día en que se anuló, en «Anulaciones»: un mes que ya cerraste no cambia.

El Resumen es la pestaña con la que abre Contabilidad. Arriba eliges el periodo —con las flechas pasas al anterior o al siguiente; en la lista hay atajos como «Este mes», «Mes anterior», «Este trimestre», «Últimos 12 meses» o «Elegir fechas…»— y la base: Caja o Causación.

Las cifras son Lo que entró, Lo que salió, Lo que quedó y el Margen, cada una comparada con el periodo anterior (si el mes va en curso, con los mismos días del anterior). Debajo, una gráfica de lo que entró contra lo que salió y cuatro donas: lo que entró por tipo de servicio, por forma de pago y por tipo de pago, y lo que salió por clase de gasto.

La pestaña Ingresos mira el dinero que entra de tres maneras:

• Lo que entró: pago por pago, con el día, el cliente y su recibo, de qué fue, cómo llegó, la referencia y el monto. Arriba, cuánto suma todo lo filtrado y cuántos pagos fueron. Lo que no se aplicó a ninguna factura sale como anticipo.
• Cartera sin recoger: lo facturado que venció y no se ha pagado, al día de hoy, en tramos de 0–30, 31–60, 61–90 y más de 90 días.
• Cajas: los últimos 30 turnos de caja, con lo que recibió cada uno y su diferencia al cerrar.

Aquí solo se lee. Para registrar o corregir un pago, «Ir a Cobros».

Un gasto es cualquier dinero que sale de la empresa: el arriendo, el internet mayorista, una compra de equipos, la nómina, un impuesto. Se registra con «Registrar gasto», en la cabecera de todas las pestañas: el tipo, a quién se le paga (un proveedor, un empleado o un nombre escrito a mano), el documento que lo soporta, el subtotal, el IVA y las retenciones que le practicaste, y la foto o el PDF de la factura. Desde el teléfono, «Tomar foto» abre la cámara.

Si ya lo pagaste, enciende «Ya lo pagué» y queda pagado en el mismo paso, con la forma de pago y el ID de la transacción o la foto del comprobante. Si no, queda por pagar y se paga después, de una vez o por abonos.

La pestaña Gastos lista los del periodo con su número, qué se pagó, a quién, el total, lo que falta y su estado (por pagar, abonado, pagado o anulado). Arriba, lo gastado y lo ya pagado del periodo, y lo por pagar y lo vencido de cualquier fecha.

Cada gasto tiene su ficha: qué se compró, a quién, cuánto con IVA y retenciones, cuándo vence y lo que queda por pagar. Abajo, la factura y cada pago con su comprobante. Se llega con un clic en el gasto, en Gastos o en Por pagar.

Desde arriba se paga con «Registrar pago» (o «Registrar otro abono» si ya tiene uno), se corrige con «Editar» y se anula con «Anular».

La pestaña Por pagar muestra todo lo que sigue sin pagar, sea de la fecha que sea: las facturas de tus proveedores, la nómina o los impuestos que ya registraste. Arriba: Vencido, Vence esta semana, Próximos 30 días y Fijo al mes (lo que suman tus gastos que se repiten).

La gráfica Lo que vence reparte lo pendiente por semana y por clase de gasto; un clic en una semana deja solo lo de esa semana y «Ver todo lo por pagar» la suelta. En la lista, lo que vence primero va arriba, con «Pagar» en cada fila.

Unos días antes de que algo venza, la campana del panel avisa a quien puede pagarlo, el día y cuando ya venció. Si lo activas en Tipos y ajustes, llega también un correo al día.

Un gasto que se repite —el arriendo cada mes, el internet mayorista, la energía de las torres, la nómina cada quincena— se crea una vez y se registra solo, por pagar, unos días antes de vencer. Tú solo registras el pago.

Están en la tarjeta Gastos que se repiten de Por pagar. «Nuevo» pide el tipo, a quién, qué se paga, el valor de cada vez, cada cuánto (semana, quincena, mes, dos meses, trimestre, semestre o año), desde cuándo, el día en que vence, hasta cuándo si tiene fin y cuántos días antes se registra (5 si no lo cambias).

El estado de resultados dice si tu empresa ganó o perdió en un periodo: lo que vendiste, menos lo que te costó prestar el servicio, menos los gastos para funcionar. Es la vista por causación: cuenta lo facturado, se haya cobrado o no, sin IVA, y la mensualidad cuenta en los días del servicio que cubre (una factura del 15 al 14 se reparte entre los dos meses).

Arriba eliges el periodo (mes, trimestre, año o fechas) y contra qué se compara: Periodo anterior o Año anterior. Las cifras son los Ingresos netos y las utilidades bruta, operacional y neta, cada una con su margen. Debajo, el estado renglón por renglón con su peso y su variación («Ocultar el detalle» deja solo los totales), una cascada de los ingresos a la utilidad y los últimos doce meses.

La pestaña Impuestos estima lo que le vas a deber a la DIAN, al municipio y al Estado con lo que ya está en el panel. No es la declaración: tu contador la revisa y declara. Todo va por año, con flechas para pasar al anterior.

Arriba, cuatro cifras: IVA generado (el que cobraste), IVA descontable (el que pagaste en compras y gastos), IVA por pagar (o saldo a favor) e Impuestos pagados. Debajo, el IVA de cada periodo del año, las Retenciones que practicaste a tus proveedores mes a mes, Lo que se estima del año (ICA, la contraprestación al FUTIC, la contribución a la CRC y la renta) y Lo que ya pagaste de impuestos.

La pestaña Reportes tiene una tarjeta por reporte, cada una con su propio periodo y sus botones Excel y PDF. El Excel trae las gráficas hechas en Excel mismo y las cifras listas para sumar; el PDF, las mismas gráficas del panel para enviarlo o imprimirlo. Cada descarga queda en la auditoría.

Los reportes: Estado de resultados, Resumen de lo que entró y lo que salió, Impuestos del año, Libro de gastos, Flujo de caja, Libro de ingresos, Cartera por antigüedad y Cajas y arqueos.

La pestaña Tipos y ajustes deja el módulo a la medida de tu empresa, en cinco vistas:

• Tipos de gasto: cada uno con su clase, su cuenta del PUC sugerida, el renglón del estado de resultados donde cae y la parte del flujo de caja. No se borran: «Archivar» los quita de la lista al registrar. «Nuevo tipo» crea uno.
• Proveedores: los mismos de Inventario, con lo que hace falta para pagarles: su llave Bre-B, su cuenta, a cuántos días facturan y qué tipo de gasto suelen ser. Con eso el tipo y el vencimiento se ponen solos.
• Empleados: a quién se le paga el sueldo, con su salario base, si es quincenal o mensual y cómo recibe. Solo la ven el dueño y los administradores.
• Pagos y avisos: qué pide el pago de un gasto (nada, el ID o la foto, o siempre la foto) y si los avisos de lo que vence llegan también por correo.
• Impuestos: cada cuánto declaras IVA y las tarifas de ICA, FUTIC, CRC y renta para las estimaciones.